Commande publique - 66 questions (et leurs réponses) sur la dématérialisation de l'achat public

Le 28 septembre dernier, la direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère de l'Economie répondait en direct aux questions des internautes sur la dématérialisation de l'achat public. Du fait de l'afflux des demandes, il n'avait pas été possible de satisfaire tout le monde. C'est désormais chose faite avec la publication, à côté du compte rendu de ces échanges, de 66 questions/réponses traitées en différé par les services de Bercy. De quoi tout savoir en ce début d'année 2011 sur les signatures électroniques, les profils d'achat, les copies de sauvegarde...

Permettre un accès libre et complet aux documents de consultation

L’hétérogénéité des plates-formes d’achat - également appelées "profil d’acheteur" - pose des difficultés aux candidats potentiels. Si Bercy n'envisage aucunement d'imposer un seul type de plate-forme au niveau national,  le groupe d’études des marchés (GEM) sur la dématérialisation va proposer d’ici peu un cahier des charges minimum avec pour objectif d’harmoniser l’interface des différentes plates-formes. Des recommandations sur les "chartes de nommage" des fichiers reçus devraient également voir le jour.
Par ailleurs, malgré la publication de l’arrêté du 14 décembre 2009, de nombreuses plates-formes d’achat continuent à exiger des candidats qu’ils s’identifient préalablement au téléchargement des dossiers de consultation des entreprises (DCE). La DAJ rappelle que l’identification doit rester facultative et que toutes les entreprises qui le souhaitent doivent pouvoir télécharger librement les fichiers. En revanche, une entreprise qui choisit de ne pas s’identifier avant de télécharger un DCE prend le risque de ne pas être informée par courriel des éventuelles mises à jour.

Signer, oui mais comment ?

Un acte d’engagement signé manuellement puis scanné et transmis via une plate-forme ou une messagerie électronique n’est pas valable dans le cadre d’une procédure formalisée. Cette démarche est en revanche envisageable en marché à procédure adaptée (Mapa) si l’acheteur n’a pas exigé de signature électronique dans son règlement de la consultation. Mais attention : un document scanné n’a pas valeur d’original et n’engage pas juridiquement l’entreprise sur l’offre qu’elle remet. Il est donc nécessaire, au moment de l’attribution, que le marché soit "rematérialisé" et signé en original par les deux parties.
La DAJ invite par ailleurs les acheteurs à ouvrir davantage la voie aux solutions alternatives à leur outil de signature ou, a minima, à rendre celui-ci disponible "hors connexion" (c'est-à-dire indépendamment de toute connexion au profil d’acheteur). Rappelons en effet que si le règlement de la consultation le prévoit expressément, il est possible de rejeter une candidature dématérialisée qui n’aurait pas été signée avec le logiciel de signature du profil de l'acheteur.

Informer les candidats non retenus

L'envoi des lettres de rejet et de notification par simple courriel avec AR ou par télécopie est suffisant en Mapa. L’envoi en télécopie est également possible dans le cadre d’une procédure formalisée mais il est vivement recommandé de passer par le profil d’acheteur qui comprend, normalement, un système de messagerie permettant de gérer de manière sécurisée les échanges entre le pouvoir adjudicateur et les entreprises pendant la procédure de passation du marché.

La généralisation de la dématérialisation n’est pas à l’ordre du jour

Si les dépôts d’offres électroniques sur les plates-formes croissent actuellement de manière exponentielle, la part que représentent ces dépôts électroniques sur le nombre total de remises d’offres reste encore "à la limite du seuil de détection". L’objectif de 50 % de réponses dématérialisées fixé par l’Union européenne est donc loin d’être atteint. Les acheteurs des petites collectivités peuvent toutefois être rassurés. La DAJ réaffirme que l’obligation de réponse dématérialisée, aujourd’hui limitée aux achats informatiques de plus de 90.000 euros HT, ne serait pas étendue à d’autres catégories de marchés publics. Rappelons néanmoins qu’a compter du 1er janvier 2012, tous les acheteurs publics devront être en mesure de recevoir les candidatures et les offres qui leur seront transmises par voie électronique, y compris en Mapa.

Références : compte-rendu du chat  "La dématérialisation, mode d'emploi" du 28 septembre 2010 ; 66 questions traitées en différé ; Guide de dématérialisation des marchés publics.

Rappels sur la dématérialisation

Pour les marchés de plus de 90.000 euros HT, l’acheteur public doit publier les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et les dossiers de consultation des entreprises (DCE) sur son profil acheteur. La transmission dématérialisée des candidatures et des offres est obligatoire pour les marchés informatiques de plus de 90.000 euros et il peut imposer, s’il le souhaite, une réponse dématérialisée pour ses autres marchés, sans limitation de montant.
En procédure formalisée, l’acheteur public ne peut plus refuser de recevoir les candidatures et les offres qui lui sont transmises par voie électronique. Cette obligation sera étendue à l'ensemble des marchés publics à compter du 1er janvier 2012.