Culture - Une circulaire précise les règles de dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques
La loi du 15 juillet 2008 relative aux archives publiques et ses cinq décrets d'application ont profondément transformé et libéralisé le régime de communication des archives (voir nos articles ci-contre du 16 juillet 2008 et du 21 septembre 2009). Si cette réforme a fait diminuer de près de moitié les demandes de dérogation aux délais légaux de communicabilité institués à l'article L.213-2 du Code du patrimoine, le directeur chargé des Archives de France s'étonne de continuer de recevoir chaque jour des demandes pour décision finale.
Le ministère de la Culture publie donc une circulaire le 29 juillet 2010 afin de rappeler les règles générales de dérogation aux règles de communicabilité des archives publiques et d'en préciser les modalités d'application. Cette circulaire est adressée aux préfets, aux directeurs de services d'archives nationales, aux responsables de services d'archives publics, mais aussi aux maires et aux présidents de conseil régional (curieusement, les présidents de conseil général ne sont pas cités). La circulaire commence par rappeler que la loi de 2008 a posé un principe général de libre communicabilité de plein droit, assorti d'un certain nombre de délais spéciaux de communicabilité (raccourcis pour l'occasion), de la création d'une catégorie de documents définitivement incommunicables et du maintien de la possibilité d'accès par dérogation. Elle détaille ensuite le champ d'application de la dérogation, qui couvre l'ensemble des archives publiques concernées par les délais spéciaux (y compris lorsqu'elles sont encore en possession du service versant) et obéit à des règles spécifiques. Ainsi, "en l'absence d'indication complémentaire et a minima, la dérogation n'est accordée de fait que pour une consultation sur place des documents". De même, la reproduction des documents concernés n'est pas exclue, mais elle n'est pas de droit. En cas de refus de communication - qui doit toujours être motivé -, la possibilité de solliciter l'avis de la Commission d'accès aux documents administratifs (Cada) doit être mentionnée. Autre point important : lorsque les archives d'un service versant ont fait l'objet d'une externalisation (auprès d'un prestataire spécialisé), "le prestataire n'est pas habilité à se substituer à l'administration pour communiquer les documents".
La circulaire du 29 juillet 2010 décrit ensuite les différentes étapes de la procédure, qui n'ont pas été modifiées par la loi et ses textes d'application. Elle rappelle cependant que l'article L.213-3 du Code du patrimoine prévoit que "le temps de réponse à une demande de consultation [en dérogation, ndlr] ne peut excéder deux mois à compter de l'enregistrement de la demande". Elle recommande donc de "formaliser clairement" cet enregistrement. Elle rappelle aussi l'intérêt d'une consultation du service interministériel des Archives de France (Siaf), qui "permet de vérifier le bien-fondé de la demande de dérogation et d'uniformiser les interprétations de la loi d'un service à l'autre".
La dernière partie est consacrée au rôle de la Cada, lorsque celle-ci est saisie par un demandeur, et aux modalités de suivi. Elle rappelle notamment que si l'avis de la Cada est favorable - au moins partiellement - à une communication par dérogation, le Siaf et le service versant disposent d'un délai d'un mois pour faire connaître leur position à la commission. De même, à la réception de l'avis de la Cada, les services versants ne peuvent, de leur propre initiative, adresser leur accord au demandeur. En effet, le directeur chargé des Archives de France est seul habilité, par délégation du ministre, à délivrer des autorisations de consultation par dérogation. Enfin, la circulaire propose, en annexe, un modèle de formulaire de demande de dérogation qui tient compte des précisions apportées.
A noter également : trois autres circulaires du ministère de la Culture paraissent au même moment pour préciser les règles applicables à certaines catégories particulières d'archives. Une circulaire du 23 juillet 2010 précise ainsi les délais de communicabilité applicables aux expertises médicolégales. Une deuxième, du même jour, relative aux archives judiciaires, précise la notion d'"intéressé" dans les affaires portées dans les juridictions. Une troisième, du 27 juillet 2010, précise pour sa part, dans le cadre de l'accès aux origines, les règles de communicabilité des dossiers de pupille pour lesquels le secret de l'identité du parent biologique a été explicitement opposé.
Jean-Noël Escudié / PCA
Référence : circulaire DGP/SIAF.AACR/2010/010 du 29 juillet 2010 relative aux dérogations aux règles de communicabilité des archives publiques : règles générales et procédure.
