Avec TPS, le SGMAP pourrait accélérer le développement des téléprocédures dans les territoires
Au sein du programme "Dites-le-nous une fois", le Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique (SGMAP) développe depuis 2016 un outil permettant de déployer à moindre coût des téléprocédures au sein des administrations d'Etat et des collectivités. Cette initiative s'inscrit dans l'effort de simplification des démarches administratives à destination des associations et des entreprises : TPS, ou "téléprocédure simplifiée", permet en effet de dématérialiser des formulaires dont les volumes d'utilisation ne justifient pas le développement d'outils en propre.
Quel point commun entre un appel à projets pour un programme de rénovation urbaine et une démarche administrative pour obtenir l'agrément nécessaire à l'exercice de la profession de cariste ? Dans la sphère étatique, près de 2.000 démarches administratives ne sont pas dématérialisées, alors qu'elles impliquent un nombre suffisant de demandes pour que le portage d'une version numérique engendre de réels gains de productivité. Cependant, il ne s'agit pas non plus des procédures les plus courantes et sensibles qui nécessitent le développement d'outils en propre, à l'image des démarches d'état civil ou de la déclaration des revenus en ligne. A la direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication (Dinsic), au sein du Secrétariat général pour la modernisation de l'action publique (SGMAP), un enjeu de simplification et d'économie a donc été identifié. "Cela peut s'avérer dommage d'investir plusieurs dizaines de milliers d'euros pour développer un outil de téléprocédure spécifique au sein d'une administration, alors que les besoins restent parfois relativement simples et standardisés", note Philippe Vrignaud, responsable du programme "Dites-le-nous une fois". En amorçant le développement de "téléprocédures simplifiées" (TPS) avec un budget total d'à peine plus de 200.000 euros, le SGMAP compte donc épargner des dépenses SI superflues aux autres administrations.
Un outil d'e-administration développé en mode agile
Le lundi 13 mars, dans les locaux du SGMAP à Bercy, l'équipe de TPS avait rassemblé la communauté de ses "early adopters" pour effectuer des retours sur l'outil. Un "boost camp" où l'on parle suivi des instructions des dossiers, connecteurs avec les logiciels métier, insertion d'un module de cartographie au sein du formulaire... "Les démarches administratives en mode dématérialisé avec TPS permettent d'instruire une demande entre plusieurs services et d'améliorer la traçabilité de la procédure", note un chef de projet informatique des services déconcentrés du ministère de l'Environnement. "Pour autant, le formulaire numérique ne fait pas tout : il faut une organisation humaine rigoureuse, un interlocuteur joignable et une bonne réactivité dans le traitement des dossiers." Des défis que TPS tente de relever, en intégrant un module de dialogue entre les demandeurs et l'instructeur, et des fonctionnalités de travail collaboratif. En effet, tant du côté de la complétion d'un formulaire que de son instruction, il est possible de se connecter à plusieurs. L'équipe de TPS, qui soutient un rythme de développement continu de l'outil, vise maintenant à ajouter des extensions utiles à certaines types de procédures, de même qu'à implémenter de nouvelles fonctionnalités générales - comme l'intégration de FranceConnect Agent, un autre jeune projet de la Dinsic. TPS bénéficie d'ores et déjà de liens avec d'autres projets de simplification : les marchés publics simplifiés (MPS), l'API Entreprise, la base adresse nationale, etc. En se connectant à de nombreuses bases de données de la sphère de l'Etat, issues de la douane, l'INPI, l'Infogreffe ou encore de Bpifrance, le formulaire facilite considérablement sa complétion et son instruction.
Les collectivités, cible émergente pour TPS
Les premiers expérimentateurs de TPS sont essentiellement issus du monde des services déconcentrés et des agences de l'Etat. Pour autant, alors que l'e-administration est un enjeu sans cesse plus pressant pour les territoires, et que la fin 2016 a vu l'entrée en vigueur du droit à la saisine par voie électronique (SVE), le dispositif pourrait rejoindre les intérêts de nombreuses collectivités en quête de digitalisation, mais en manque de moyens ; dans cette perspective, le SGMAP se rapproche d'associations de collectivités pour promouvoir sa solution. En outillant un appel à projets de politique de la ville pour la préfecture du Pas-de-Calais, TPS a déjà associé des collectivités à l'instruction de dossiers sur sa plateforme. La région Ile-de-France est désormais sur les rangs pour tester le dispositif à l'occasion d'un appel à projets européen. Enfin, TPS a fourni la solution technique du projet "Place des Faites" de l'association Empreintes citoyennes, récompensé au Hackurba du ministère du Logement, qui vise à accompagner les conseils citoyens de Saint-Brieuc dans l'identification collaborative de projets locaux. De quoi prouver que l'outil, conçu à la base au service des téléprocédures, pourrait appuyer gratuitement des initiatives assez diverses de la part des territoires.
