Une nouvelle gouvernance à Saint-Méen Montauban pour mieux coopérer (35)

Dotée d'un projet de territoire et d'un pacte de gouvernance, la communauté de communes de Saint-Méen Montauban, à l'ouest de Rennes, fait partie des intercommunalités ayant tracé un cap commun. « Malgré ça, le début de mandat a été difficile, note Karine Passilly, vice-présidente déléguée aux ressources humaines et à la formation des élus. Le contexte Covid n'a pas facilité l'interconnaissance et la bonne appropriation de l'échelon communautaire, avec de nombreux élus qui étaient nouveaux dans la fonction. » Une fois les réunions en visio terminées, la communauté de communes a constaté un absentéisme important en conseil communautaire. « Nous avons voulu nous faire accompagner pour revoir notre gouvernance afin de retrouver un sens commun, de recréer de l'émulation et de l'envie de faire ensemble au service de notre territoire. »

Deux séminaires pour poser le diagnostic et fixer les orientations

La communauté de communes a sollicité l'Association régionale d’Information des collectivités territoriales (Aric) pour l'accompagner dans cette démarche. « Nous avons l'habitude de les mandater pour la formation des élus et nous avions besoin d'un tiers pour libérer la parole », souligne la vice-présidente. Sous la houlette d'un comité de pilotage de la démarche, un premier séminaire réunissant les conseillers communautaires s'est tenu en octobre 2022. Cette première étape a permis de dresser un état des lieux de la situation et des attentes, en dehors des locaux de l'institution. Un second séminaire a été organisé quatre mois après le premier, pour tracer des pistes de changement. Les élus ont notamment analysé la manière dont ils avaient mené deux projets - la mise en réseau des bibliothèques et le projet de territoire - pour trouver des pistes d’amélioration. « Parmi les principales remarques, les participants ont pointé le fait que le conseil communautaire était une chambre purement décisionnelle, qui ne permettait que peu d'échanges dans des réunions qui s'éternisaient », explique la vice-présidente. Autre point majeur : l'animation très technique des commissions thématiques permettait peu de débats, avec des projets souvent déjà trop ficelés.

Plus de décisions déléguées au président et au bureau

Pour mieux fonctionner, les élus ont d'abord choisi d'alléger le conseil communautaire en déléguant beaucoup plus de décisions au bureau et au président. « Cela a permis d'en diminuer la durée : on n'y décide plus que de l'obligatoire, réglementairement parlant, et des sujets à enjeux », explique la vice-présidente. Désormais, les conseils ne durent jamais plus de deux heures et sont bien plus animés, avec davantage d’échanges. Le bureau a également intégré un nouvel outil d'aide à la décision pour mettre en cohérence projets débattus et projet de territoire : « Nous avons travaillé sur un projet fictif pour construire cette grille. Nous l'appliquons désormais à chaque projet, ce qui a renforcé notre cohésion de groupe et la cohérence du travail ».

Des conseils informels sur des sujets majeurs

Pour laisser place au débat et donner voix aux différents points de vue, la communauté de communes a également institué des conseils informels, dédiés à un thème d'actualité. « Nous avons commencé par 3 soirées sur le Zéro Artificialisation nette, pour tracer une feuille de route de l'application que nous souhaitions décliner sur notre territoire. » Les techniques d'animation simples de type post-it proposées par l'ARIC lors des séminaires ont été réutilisées par les élus volontaires pour animer ces 3 soirées. « Même si nous ne sommes pas des professionnels de l'animation, nous avons progressé en méthode pour faire circuler la parole et favoriser l'échange », apprécie l'élue.

Des commissions mises en mouvement

Dans les commissions, chaque vice-président a été incité à faire évoluer le déroulement de celle dont il a la charge afin d'en limiter la technicité. « Pour ma part, à la commission économie, nous invitons plus souvent des intervenants extérieurs, nous laissons plus de place au dialogue, aux questions, au participatif. Nous avons aussi un déroulé plus minuté, pour ne pas s'éterniser. » Ce changement a bien sûr été mené en partenariat avec les techniciens thématiques de la collectivité.

Un bilan positif

Un an après la fin de la démarche, le résultat est positif. « Les élus communautaires ont perçu que nous étions à l'écoute et que nous avions pris en compte leur ressenti. Cela a recréé de la dynamique et de la motivation », se réjouit la vice-présidente. L’absentéisme n'a pas disparu mais il a bien baissé. La communauté réfléchit aujourd'hui à organiser d'autres conseils informels sur de nouveaux sujets : l'eau ou l'assainissement par exemple. « La présence d'une structure extérieure a été fondamentale dans cette démarche : un tiers de confiance est indispensable pour dépasser la charge émotionnelle inhérente à tout fonctionnement humain collectif. »