Mandelieu s’engage dans la digitalisation de ses services (06)

« La transformation numérique de Mandelieu est un axe fort de notre politique, tant elle contribue à une meilleure efficacité de nos services et in fine, à une relation plus efficiente avec les citoyens », explique Pierre Revet-Servettaz, conseiller municipal, délégué au numérique et nouvelles technologies.

Soucieuse de moderniser ses process et applications informatiques, la ville avait mené un premier travail d’analyse de la situation existante pour définir un schéma directeur des systèmes d’information. Mais ensuite, comment le déployer et organiser les différents projets avec des moyens humains contraints ? « Nous avons fait appel au Sictiam parce que c’est un opérateur public qui a fait ses preuves depuis 35 ans. Nous savions y trouver les compétences et l’ingénierie nécessaires pour valider, amender, puis développer notre projet. De plus, en tant que syndicat public, le Sictiam a une pratique de prix coûtants », précise l’élu. Pour José Ammendola, directeur général du Sictiam : « Être sollicités sur un dessein aussi affirmé et structuré est très rare. Les services ayant déjà élaboré un schéma, la ville avait besoin d’une véritable conduite du changement avec un chef d’orchestre. Nous avons joué ce rôle en menant une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) complète. »

Démarche itérative

Comme pour chacune de ses interventions, que ce soit pour un village, une communauté de communes, ou un CCAS, le syndicat public (qui édite également des logiciels développés par de nombreuses collectivités locales) a apporté une réponse spécifique. « Pour réussir, ce type de projet doit impliquer dès ses prémices, toutes les parties prenantes : directeur général des services, élus, services techniques, ressources humaines, services administratifs… » Sur la base du schéma directeur élaboré par les agents de Mandelieu, le Sictiam a apporté un regard extérieur sur le projet, avant de confirmer qu’il correspondait effectivement à la situation et à la volonté politique. Le Sictiam a ensuite procédé à l’estimation des risques, à l’inscription du projet dans le temps, puis à la mise en place d’une gouvernance fondée sur un comité de pilotage, un comité technique et des équipes projets. Du point de vue méthodologique, Mandelieu fait figure de cas pratique idéal. « Le processus est itératif, c’est-à-dire qu’à chaque étape, nos rencontres sont l’occasion de vérifier la correspondance entre nos propositions et les besoins. » Au total, huit agents du Sictiam - ingénieurs, consultants experts, chefs de projet, chargés de relation adhérents- sont engagés dans la digitalisation de Mandelieu. Côté budget, le projet d’ensemble (études et mise en œuvre) représente environ 60 000 euros, totalement financés par la municipalité.

Des « bannettes numériques »

Depuis septembre 2024, la phase opérationnelle est engagée pour la gestion du courrier électronique. « La dématérialisation est un élément structurant de l’interaction entre les citoyens et les collectivités locales », considère José Ammendola. En proposant des modèles de courrier, un suivi administratif précis des demandes (indexation, qualification…), un accès à l’information souple et rapide, les solutions numériques facilitent la relation avec les usagers et rendent plus efficace le travail des agents. Les « bannettes numériques » par exemple, sont un outil de suivi très efficace pour accueillir la demande d’un citoyen et savoir où en est son traitement. Sans oublier pour l’usager, la disponibilité du service 24 heures/24 7 Jours/7, que seule la digitalisation peut offrir.

Autre projet mandolocien, le portail citoyen qui permettra aux habitants de déposer leurs demandes particulières : « Notre objectif est d’offrir un service complet à nos administrés qui pourront en ligne, faire leurs demandes et leurs prises de rendez-vous avec les services publics. En même temps, c’est une meilleure visibilité pour notre action », précise Pierre Revet-Servettaz. 

De l’achat du matériel informatique et de télécommunication à l’ingénierie numérique, le Sictiam accompagne Mandelieu dans un déploiement qui s’étalera selon les prévisions jusqu’en 2026.