Systèmes d'information - Dématérialisation comptable et financière : décollage imminent pour les collectivités

Les collectivités territoriales sont entrées dans une phase active de modernisation de leurs échanges de données comptables avec l'Etat. Indigo sera en effet officiellement remplacé, à partir de 2015, par un protocole ouvrant la voie à la dématérialisation intégrale de la fonction financière et comptable : le PES V2 (protocole d'échange standard). L'entrée en application d'une norme européenne de reconnaissance des données bancaires, à partir de février 2014, le Sepa (single euro payment area), a toutefois suscité une certaine appréhension, car elle supposait, pour les 5.000 collectivités effectuant des virements et des prélèvements automatiques, un passage anticipé au PES. Des filets de secours ont heureusement été mis en place pour celles qui n'auraient pas pu se mettre en conformité à temps. Un sursis qui ne doit toutefois pas masquer l'urgence à opérer la transition.

23% des budgets engagés dans la transition

L'adoption du PES V2 par les collectivités locales avait jusque-là évolué doucement et concernait moins d'un millier d'entités publiques. La prochaine vague sera plus puissante, prédit Nathalie Biquard, chargée du service des collectivités locales à la direction générale des finances publiques (DGFIP) : près de 38.000 budgets, sur les 160.000 concernés, sont déjà normalisés ou en phase de test (23% de l'ensemble), et la mise en production augmenterait de 8 à 10% par semaine. Ce regain d'intérêt serait lié, d'une part, à la généralisation de la norme Sepa, pour les virements et les prélèvements bancaires, qui implique en principe un passage au PES, et, d'autre part, à la forte mobilisation de la DGFIP au cours des derniers mois.
Pour l'échéance de février 2014, les jeux sont pour ainsi dire faits, tout au moins pour les grandes collectivités (1). Celles qui souhaitaient se lancer en décembre pour être opérationnelles en février ont déjà dépassé la "fenêtre de tir". Car si la bascule au PES V2 représente un changement de protocole informatique sans impact lourd sur l'organisation, en revanche, la phase préparatoire peut s'étaler a minima sur quatre à huit semaines. Elle comprend notamment des batteries de tests sur les formats de données utilisés et des contrôles de cohérence entre les données elles-mêmes, réalisés avec l'éditeur de la solution choisie : "une condition nécessaire pour pouvoir passer sans encombre le guichet d'entrée XML d'Hélios", confirme Nathalie Biquard.

Trois filets de sécurité provisoires pour franchir le cap du Sepa

Les communes qui ne sont pas prêtes pourront malgré tout franchir le cap du Sepa sans dégâts, grâce aux trois filets de sécurité mis en place par la DGFIP.
Sur le volet dépenses et s'agissant des virements, Hélios dispose d'un convertisseur Sepa pour tous les mandats qui ne seraient pas transmis par le PES V2. Cette solution, qui restera ouverte aux collectivités locales jusqu'au 1er janvier 2015, devrait permettre de régler les dépenses courantes qui transitent par Hélios. Même scénario pour le protocole de paie (RMH) : les collectivités n'ayant pas encore migré sur le PES dans la version compatible Sepa pourront transmettre leurs fichiers à la DGFIP qui assurera jusqu’à la mi 2014 la conversion dans le format adéquat.
En matière de recettes, et notamment pour celles qui proviennent des crèches, des cantines, du service des eaux ou de l'assainissement, et qui font appel à des progiciels métiers spécifiques (ils sont près de 200), des test de fichiers sont effectués quotidiennement avec tous ceux qui le demandent. 40% d’entre eux seulement se sont signalés malgré de multiples relances. Aussi, des procédures de contournement sont également prévues dans ce cas de figure. La DGFIP met notamment à la disposition des collectivités une application permettant de saisir des prélèvements au format Sepa ou autorise l’intégration directe de fichiers Sepa sans passer par Hélios. Les fichiers sont ensuite directement transmis à la Banque de France. Mais la bonne utilisation de cet outil de conversion repose également sur des tests, relativement simples, à effectuer avant la date butoir du 1er février. Des précisions sont apportées sur le site www.collectivités-locales.gouv.fr, qui présente l'ensemble des cas de figure possibles.

La DGFIP optimise son dispositif de déploiement

Ces facilités ne doivent pas faire oublier la prochaine échéance de janvier 2015. Il reste à peine une année pour passer au PES V2. Or, plus le temps passe et plus les risques d'effets entonnoirs sont élevés. Aussi le printemps 2014 représentera-t-il une opportunité à saisir : la DGFIP poursuit le renforcement de son dispositif d'accompagnement et les communes engagées dans la transition seront prochainement à jour. Tous les feux sont au vert pour engager la procédure rapidement.
La quasi totalité des éditeurs des progiciels financiers et comptables sont labellisés pour le PES V2, à l'exception de quelques collectivités ayant fait le choix de développer leur propre application.
Par ailleurs, certaines facilités, comme la mise à disposition de l'application Pesos ("PES outil de suivi", utilisé par les services de la DGFIP), vont permettre aux éditeurs d'accélérer les processus des tests de conformité auprès de leurs clients collectivités. Les petites communes de moins de 3.500 habitants, ne sont pas en reste. La DGFIP vient de simplifier la procédure de contrôle : "Pour gagner du temps, seuls les contrôles sur les mandats ou sur les titres de recettes les plus courants seront effectués a priori. Nous n'allons plus exiger que certains types de mandats, édités une fois l'an, soient testés avant le passage en production. La mesure est actée. Elle devrait ramener la phase de tests à une quinzaine de jours pour ce type de communes", assure Nathalie Biquard.
Pour parachever cet ensemble, la DGFIP poursuit le renforcement de ses capacités d'accompagnement du réseau. "Nous disposons de pilotes au niveau interrégional et d'un réseau de un ou deux correspondants à la dématérialisation par département et nous mettons également en place les formations pour l'ensemble du réseau comptable à partir de 2014 afin qu'ils soient bien prêts à accueillir les flux à venir".

Passage au PES et à la signature électronique, recommande la DGFIP

Comme évoqué précédemment, il est possible d'assurer la transition en intégrant juste ce qui est obligatoire au 1er janvier 2015, à savoir le changement de format. Tout le reste est optionnel, notamment l'utilisation de la signature électronique. Seul inconvénient, le service minimum implique le maintien d'un double circuit : d'un côté les mandats et les titres de recettes qui ne sont plus transmis par le protocole Indigo mais par le PES V2 en mode dématérialisé et, de l'autre, les bordereaux (états récapitulatifs) qui sont toujours acheminés par la voie papier puisqu'ils ne peuvent être dématérialisés sans signature électronique.
En conséquence, la DGFIP recommande aux collectivités "un déploiement du PES avec signature, de manière à assurer la transmission des bordereaux". Ce premier palier induit certes quelques transformations en interne, notamment dans les circuits de validation avec l'introduction d'un parapheur et donc une modification des pratiques. Mais il permet de préparer la dématérialisation intégrale fondée sur la transmission des pièces justificatives signées électroniquement en même temps que les flux comptables et sur une réorganisation plus profonde des services et des procédures. Aussi, une ouverture rapide du chantier PES sécurisera-t-elle la transition avant la date butoir, tout en engageant la collectivité dans un processus de transformation progressif et vertueux.

(1) Les communes de moins 3.500 habitants bénéficient désormais d'une procédure de tests simplifiée et pourraient théoriquement encore se mettre en conformité dans le courant du mois de janvier.