Culture - De nouvelles modalités de dépôt des opérateurs de l'Etat aux archives départementales
Après plusieurs circulaires consacrées à différents aspects de la mise en oeuvre de la loi du 15 juillet 2008 relative aux archives publiques (voir nos articles ci-contre), une nouvelle circulaire, du 25 novembre 2010, s'intéresse au contrôle et à la collecte des archives des opérateurs de l'Etat. L'essentiel du texte est consacré aux modalités de remise en dépôt de ces documents à un service départemental d'archives. La circulaire commence par rappeler la définition des opérateurs de l'Etat, issue de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001. Il s'agit de structures de natures très diverses, mais répondant à trois conditions : une activité de service public, un financement assuré majoritairement par l'Etat et un contrôle direct par ce dernier. Au nombre de 643 en 2010, ces opérateurs relèvent de douze statuts juridiques différents, dont les EPA, les GIP, les Epic... La conservation de leurs archives est placée sous la responsabilité des Archives nationales. Mais il existe une alternative à cette règle de droit : le dépôt des archives définitives des opérateurs de l'Etat dans les services départementaux d'archives.
Convention tripartite
La circulaire précise que le versement à un service départemental peut se justifier, par exemple, "dans la mesure où l'installation sur son territoire de l'opérateur de l'Etat a pu marquer l'histoire économique ou sociale locale". Elle reconnaît aussi que "le versement aux Archives nationales des archives provenant des opérateurs de l'Etat ayant leur siège en dehors de Paris et de la région parisienne peut parfois se heurter à certaines difficultés matérielles". Dans le cas d'un dépôt aux archives départementales, il est obligatoire de signer au préalable une convention tripartite réunissant le ministère de la Culture (direction générale des patrimoines), le conseil général du département siège de l'opérateur, ainsi que la direction de l'opérateur lui-même. Le dépôt peut toutefois se faire sans convention pour certains opérateurs : les haras nationaux, les universités, le CNRS, les antennes locales des opérateurs de l'Etat et les opérateurs de l'Etat à vocation locale... Dans les autres cas, l'élaboration et l'instruction du projet de convention sont assurées par le service interministériel des Archives de France, responsable du contrôle des archives des opérateurs de l'Etat. Après signature de la convention, le contrôle scientifique et technique est en revanche assuré par le directeur du service départemental d'archives territorialement compétent, qui participe à l'élaboration du tableau de gestion de l'opérateur (ce tableau devant néanmoins être transmis pour avis au service interministériel des Archives de France).
Sur un plan plus technique, la circulaire du 25 novembre 2010 précise également les règles de cotation applicables aux archives définitives des opérateurs de l'Etat déposées dans les services départementaux d'archives. Elle comporte également deux annexes importantes. La première est un modèle de convention tripartite, détaillant les objectifs et les modalités du dépôt des archives de l'opérateur ainsi que l'organisation du suivi de la convention, avec en particulier la mise en place d'un "comité de suivi de la convention". La seconde annexe est un tableau de collecte des archives des opérateurs de l'Etat, qui résume les différents cas de figure possibles.
Référence : ministère de la Culture et de la Communication, circulaire DGP/SIAF/2010/020 (NOR MCCC1030054C) du 25 novembre 2010, relative au contrôle et à la collecte des archives des opérateurs de l'Etat.
