Archives : il est temps de préparer l'après-municipales

Une instruction du ministère de la Culture (service interministériel des archives de France) précise la procédure de récolement des archives à l'approche des élections municipales et intercommunales des 15 et 22 mars. Elle rappelle que les collectivités territoriales et groupements de collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de leurs archives. Un arrêté du 31 décembre 1926 prévoit que "lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire". Les archives des élus, membres des exécutifs, produites ou reçues dans le cadre de leurs fonctions municipales, constituent des archives publiques à verser aux archives communales et doivent donc être prises en compte dans le récolement. Par analogie, cette obligation s'applique également aux exécutifs des EPCI et le procès-verbal de récolement doit alors être signé par le président de ce dernier.

Le procès-verbal de récolement, dont l'instruction fournit un modèle indicatif (il est également possible d'utiliser un modèle fourni par le service départemental d'archives territorialement compétent), est établi en trois exemplaires, adressés respectivement au maire sortant (justificatif de décharge), au maire nouvellement élu et au directeur du service départemental d'archives. Même si le maire sortant est réélu, ce procès-verbal doit être établi en cas de changement dans l'équipe municipale. Il est alors signé à double titre par le maire en place (comme sortant et comme entrant).

Autre précision importante : même si la commune dispose d'un service d'archives constitué, la procédure ci-dessus doit être appliquée. En effet, "le récolement annexé au procès-verbal de prise en charge et de décharge des archives lors d'un changement de maire ne vise pas à une telle exhaustivité, mais à l'implication directe, personnelle et nominative des maires dans la gestion des archives de la commune qu'ils vont gérer au cours du mandat à venir. Il s'attache aux archives à conserver à titre définitif comme aux archives courantes et intermédiaires". Enfin, dans le cas des communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections municipales, il appartient au maire de la commune siège de signer le procès-verbal pour l'ensemble des communes concernées.

À noter : outre les modèles de procès-verbaux, l'instruction fournit une très pratique "Notice pour le récolement des archives de la commune", qui détaille la procédure, ainsi que quelques cas particuliers, comme celui des archives des cabinets.