Labellisation LegalTechs : la démarche CSN

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Le CSN avait déjà labellisé, le 2 avril 2020, la legaltech Quai des Notaires,  devenant ainsi la première plateforme labellisée par le CSN au regard de sa technologie.  Cette plateforme digitale vise à dynamiser et simplifier le processus notarial, via par exemple l’usage de la visio-signature certifiée, qui permet de signer et certifier une procuration ou un acte sous seing privé avec un Notaire, en quelques minutes et à distance.  Cette intégration d’une signature qualifiée, permet dorénavant aux notaires de réceptionner leurs actes notariés à distance. Jouant sur les codes usités de l’univers start-up, cette plateforme s’inscrit pleinement dans l’évolution des modes de consommation et du rapport au digital des français, tout en promettant à ses clients « Sécurité, fiabilité, disponibilité, performance, confidentialité… ».

Ainsi, si les germes d’une transition technologique sont relativement anciens, avec un vivier structuré d’entreprises proposant des services innovants dès les années 2017-2018, la crise sanitaire aura sans conteste servi d’accélérateur à cette dynamique de fond. A cet égard, les instances nationales comme le CSN jouent un rôle central dans l’émergence et la structuration de ces nouveaux services, en agissant comme intermédiaire entre les acteurs privés et les professionnels. Alors que la digitalisation croissante de bon nombre de professions réglementées est souvent perçue comme une menace pour ces dernières, ces organes et instances jouent un rôle de garde-fou,  s’assurant d’éviter toutes dérives qui seraient néfastes aux clients comme aux professionnels. Ils garantissent par là le respect des normes et standards de la profession, mais aussi de son éthique de travail, pierre angulaire de la confiance des clients.

Accompagner l’innovation : la Charte pour un développement éthique du numérique notarial

C’est dans cette optique d’encadrement légal des nouvelles technologies que s’inscrit la Charte pour un développement éthique du numérique notarial. Cette charte a pour objectif de favoriser le développement d'un écosystème numérique qui soit vigilant quant à la protection des intérêts de ses utilisateurs, et dans le respect des normes et standards édictés par la profession.

Toutefois, cette initiative n’est pas isolée et illustre parfaitement l’axe adopté par les professions juridiques en général. Ces dernières, toujours guidées par la qualité de service rendue aux français, s’évertuent à superviser et piloter leur propre transformation technologique. C’est ainsi, que le Conseil national des Barreaux (CNB) a mené le lancement de l’outil e-ASSP, permettant les signatures électroniques des avocats à partir d’octobre 2020. La profession se dotant ainsi d’un nouvel outil juridique venant enrichit la boîte à outils digitale des confrères et des consœurs.

Le CSN a quant à lui adopté une stratégie plus large, en publiant en 2018 une charte qui impose un cahier des charges pour toute structure qui souhaite travailler avec la profession. On compte déjà une douzaine d’entreprises labellisées pour une durée de 3 ans. Au-delà de les identifier auprès des notaires, ce label garantit le respect d’un ensemble de principes essentiels et structurants du métier notarial.

Cette charte notariale s’articule en 2 axes majeurs : la protection des intérêts des clients des notaires (confidentialité des données, garanties contre les conflits d’intérêts) et la construction d’une coopération saine et loyale entre la profession et les signataires (informations sur la prestation et échanges ouverts, interopérabilité entre confrères et démarche collaborative, respect du cadre légal et réglementaire, respect des règles de déontologie, etc.). Les signataires se voient remettre un label pour certifier de leur engagement auprès du grand public.

Promouvoir des services respectueux du cadre légal : les entreprises labellisées Etik

Les entreprises labélisées Etik recouvrent divers services du notariat. On distingue 5 types d’entreprises labellisées :

1. Les fournisseurs de produits bureautiques et informatiques : FF21 Solutions et IT Tech
2. L’externalisation des formalités préalables et postérieures : MS Notaform@, Act en forme, Formalistes de France (F2F), France Auxiluum et Fulco-not.form@s
3. L’archivage et la gestion numérisée de la documentation : Xelians
4. L’assistance numérique et automatisée pour la constitution d’actes immobiliers : Magic Notary et Notiplus
5. L’accompagnement général dans la numérisation de la profession : Adnov et Quai des Notaires

Améliorer le travail quotidien des notaires au profit des clients et de la profession

Le notariat rencontre actuellement plusieurs défis, avec en premier lieu une charge de travail conséquente combinée aux difficultés à embaucher dans la profession. S’ajoutent ensuite des exigences spécifiquement liées au métier notarial, comme la confidentialité, le secret professionnel associé aux données manipulées, ou encore l’encadrement strict par la loi des actes effectués.

Ces exigences particulières au secteur ont pu sans nul doute freiner le déploiement d’outils numériques. Néanmoins, grâce à l’implication du CSN, le notariat a su devenir l’une des professions juridiques les plus avancées dans la digitalisation de son activité.

De fait, la gestion de documents multiples et la rédaction d’actes - constituant le cœur du quotidien des notaires - ont su largement être automatisés et facilités. L’instauration du label ne fait qu’accélérer cette dynamique en consolidant la confiance entre les legaltech et les offices notariaux.

De plus, il faut souligner le rôle primordial du Conseil Supérieur du Notariat comme instance de pilotage, de supervision et d’encadrement des développements en cours et à venir, facilitant par là leur réalisation.

D’ores et déjà de nombreux offices se sont ouverts à l’externalisation de certaines de leurs tâches, dans un contexte où la quasi-totalité des notaires ont désormais recourt à des services digitaux, comme la signature électronique, pour mener tout ou partie de leur activité. Cette dynamique positive illustre une transition digitale qui a tout pour réussir.