Legaltech notaire, quels avantages ?
Depuis quelques années, les études notariales sont engagées dans un processus de digitalisation de leurs activités. Alors que les solutions LegalTech à destination des notaires se multiplient, nombreuses sont les études à voir dans les nouvelles technologies l’opportunité de repenser leurs méthodes de travail. Comment ces nouveaux outils leur permettent-ils d’améliorer la relation avec leurs clients ?
Explications avec des notaires qui ont fait le choix d’enclencher leur transition numérique.
© Maddyness
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Les notaires, des professionnels très appréciés des Français
Achat immobilier, contrat de mariage, succession, conseil patrimonial... Chaque année, 20 millions de Français font appel à un notaire. Ce professionnel du droit est présent pour les accompagner dans les moments importants ou difficiles qu’il s’agisse par exemple d’une union ou d’un décès. Toutes les étapes importantes de la vie sont consignées chez le notaire. Soumis au secret professionnel et juriste aguerri, le notaire est le premier interlocuteur des particuliers lorsqu’ils ont besoin d’une aide juridique ou d’un renseignement. Neuf Français sur dix le voient comme un acteur indispensable qui garantit le respect de la loi à tous ses clients, selon un sondage réalisé en 2018 par Harris Interactive.
Les notaires accompagnent également les dirigeants d’entreprise ou les futurs entrepreneurs dans leurs démarches et leur assurent des recommandations juridiques ou des conseils fiscaux. Ces professionnels du droit ont la cote auprès des Français et sont donc extrêmement sollicités.
La première difficulté à laquelle les Français sont confrontés est souvent celle de l’accessibilité des notaires : il n’est pas toujours facile de trouver un professionnel disponible et encore moins d’obtenir un rendez-vous rapidement. La startup NotaStart s’est donnée pour mission de rendre les disponibilités des notaires beaucoup plus transparentes. La LegalTech qui fonctionne sur le modèle de Doctolib et est accessible en ligne 24h/24 permet aux utilisateurs de savoir quel notaire est disponible et de trouver un rendez-vous à proximité de chez eux. Elle contribue ainsi à raccourcir les délais d’attente et à la satisfaction du client.
Des outils pour gagner du temps
Très occupés par la production d’actes juridiques et la multiplicité des tâches administratives qui leur incombent, les notaires sont parfois contraints, malgré eux et par manque de temps, de délaisser la relation client. En 2019, une enquête réalisée par le Conseil supérieur du notariat avec le cabinet spécialisé en transformation digitale Smart Lane révélait que les notaires étaient trop peu focalisés sur cette question pourtant majeure.
En effet, la confiance qu’un client porte à son notaire est une des clés du succès qui va permettre d’établir une relation dans la durée.
De nombreuses solutions numériques ont vu le jour pour aider les notaires dans leurs tâches quotidiennes et leur permettre de se consacrer pleinement à leur clientèle. Certaines LegalTech proposent des solutions permettant d’automatiser la rédaction de contrats. En pratique, le logiciel permet une complétion automatique des documents. L’intelligence artificielle de l’outil détecte les informations essentielles (nom, prénom, informations bancaires, etc.) et rédige automatiquement le contrat. Pour les notaires qui établissent en moyenne un millier d’actes par an selon le mensuel Que Choisir, les LegalTech peuvent donc représenter un gain de temps considérable.
Grâce à un moteur intelligent de lecture et d’analyse des documents, la plateforme Quai des notaires permet également de soulager les professionnels du droit d’un bon nombre de formalités. Il leur suffit de déposer un avant-contrat au format numérique sur le site pour que le document soit analysé. La plateforme génère alors automatiquement les demandes de formalités administratives nécessaires à la constitution du dossier. L’automatisation du processus notarial permet de réaliser en quelques secondes un travail habituellement laborieux.
Co-construire les dossiers avec les clients
L’écosystème numérique permet également de faciliter les relations entre les notaires et leurs clients en leur offrant la possibilité de constituer eux-mêmes leur dossier numérique. Grâce aux plateformes, les particuliers et les professionnels peuvent transmettre en ligne les documents demandés via un système totalement sécurisé et crypté. Créée par des notaires pour des notaires, la startup FoxNot permet la numérisation de documents mais aussi des échanges d’informations sécurisés pour des opérations telles que des successions, des transactions ou des achats immobiliers. Les utilisateurs sont invités à constituer leur dossier en toute autonomie mais peuvent aussi prendre rendez-vous avec leur notaire sur internet et échanger avec lui directement sur la plateforme. Cette numérisation de l’activité permet un gain de temps considérable et évite les déplacements parfois longs et coûteux.
L’étude Cheuvreux a amorcé son virage digital en 2015 pour faciliter les échanges entre le notaire et ses clients. En interne, neuf développeurs ont mis en place un portail numérique, point d’entrée unique concernant le suivi et le dépôt des informations utiles à la constitution des dossiers. Maître Xavier Boutiron, notaire associé au sein de cet office estime que cette solution numérique peut faire « gagner jusqu’à 30% du temps passé sur un dossier, depuis le premier contact jusqu’à la signature ».
Une mutation numérique accélérée par la crise
La transformation numérique des études n’est pas nouvelle. En début d’année, 40% d’entre elles étaient équipées d’un système de visioconférence et 95% des actes authentiques étaient déjà établis sur support électronique, selon les chiffres communiqués par le président du Conseil supérieur du notariat Jean-François Humbert à BFMTV. Depuis le confinement, le nombre d’études qui sont en mesure de proposer à leurs clients des rendez-vous en visioconférence est passé à 80%.
Au sein de l’étude 14 Pyramides, tous les actes sont désormais signés de manière électronique. Depuis peu, cet office peut même recevoir des procurations authentiques à distance. Il suffit pour cela que le client soit équipé d’un PC ou d’un smartphone. Il permet ainsi à « un notaire de recevoir la procuration authentique d’une personne se trouvant par exemple en Australie ! », selon Maître Frédéric Jouvion, notaire associé. Cette transformation numérique est largement plébiscitée par les clients.
Maître Jouvion note que « si les professionnels ont été séduits, les particuliers apprécient beaucoup les services dématérialisés. Ils sont dans leur grande majorité très à l’aise avec les outils informatiques - même les moins jeunes - et ont très vite compris les gains de temps que cela peut apporter ».
Les bienfaits de la transformation digitale sont donc nombreux et bénéficient largement à la relation client. Une évolution des pratiques avec l’aide des nouvelles solutions technologiques permettra aux notaires de mieux répondre aux besoins de leur clientèle et de la fidéliser durablement.
