Administration numérique - Etat-civil : Comedec est désormais ouverte à toutes les communes volontaires
La première étape de dématérialisation de l'état civil, portée par la plateforme Comedec (1), est officiellement opérationnelle depuis le 1er janvier 2014. L'annonce faite par le ministère de la Justice, lors de la dernière réunion de l'Instance nationale partenariale, le 4 décembre 2013, avait été bien accueillie par les représentants des associations d'élus. Ce lancement couronnait en effet une série d'échanges approfondis entre les services du ministère et les collectivités locales, y compris pendant la phase de prototypage récemment achevée. Au final, 46 communes ont été associées à la mise au point du déploiement, principalement sur les vérifications de l'état civil relatives aux passeports. L'échantillon, assez représentatif, couvre déjà à lui seul le traitement dématérialisé de près de 5% des demandes de passeport nécessitant la présentation d'un acte de naissance.
Comedec a été conçu pour simplifier les démarches des usagers et sécuriser les échanges relatifs à l'identité. Dans les faits, la procédure n'impose plus à l'usager une demande directe d'acte à sa mairie de naissance. L'administration fait le travail à sa place et reçoit les confirmations requises par transmission d'un flux de données électroniques. La phase pilote a confirmé le raccourcissement des délais de réponses, passés à 2 jours en moyenne, et la fiabilité des informations transmises par les officiers d'état civil. Aussi, dès le début du mois de novembre, le double flux de transmission – électronique et papier – maintenu par sécurité a été supprimé. Désormais, les citoyens nés dans les communes ayant dématérialisé les documents d'état civil n'ont plus à fournir eux-mêmes un acte de naissance.
Deux conventions pour adhérer au dispositif
Le passage au mode dématérialisé reste volontaire. Il suffit désormais aux communes intéressées de télécharger les deux modèles de conventions définissant les droits et obligations de chaque partie sur le site dédié à Comedec et de les retourner signées pour enclencher le processus.
La première convention, établie pour trois années, précise les conditions de l'adhésion et notamment les engagements réciproques des communes et de l'ANTS, l'opérateur technique du dispositif. L'Agence délivre les cartes d'authentification et de signature utilisées par les officiers d'état civil, met à disposition des communes déjà dotées d'un logiciel de gestion agréé la plateforme de routage des demandes de vérification (Comedec) et fournit à toutes les autres l'application informatique WebADA permettant le traitement via l'internet des demandes de vérification. Elle assure également l'assistance téléphonique et fournit l'annuaire des communes passées au nouveau système. Ce dernier outil permet en effet aux administrations habilitées d'identifier les communes déjà opérationnelles ainsi que les adresses pour transmettre les demandes. Côté communal, l'engagement, plus simple, consiste à traiter les demandes de vérification transmises et à gérer les droits de signature et d'authentification. L'ensemble des prestations est fourni à titre gratuit.
La seconde convention établit les règles d'obtention, d'attribution et d'usage des cartes d'authentification et de signature fournies par l'ANTS aux communes. On retiendra la place centrale du maire ou de son délégataire : après signature de la convention, l'un ou l'autre reçoit en "face à face" la première carte permettant ensuite d'initialiser toutes les autres (cartes RGS de niveau 3). La convention établit par ailleurs quelques règles strictes de gestion, de mise à jour et d'information, ainsi que les dispositions de sécurité nécessaires pour garantir l'intégrité de la procédure.
Une procédure relativement facile à déployer
Le déploiement fera l'objet d'un accompagnement de toutes les communes qui le demandent et notamment des 650 disposant (ou ayant disposé) d'une maternité.
Dans l'ensemble, la mise en place du dispositif, notamment pour les villes, implique certes une vraie gestion de projets, mais ne soulève pas de difficultés majeures. Pour les communes dotées d'un logiciel agréé (2), la mise en route suppose un ajustement et une adaptation de la chaîne de traitement de l'état civil, puisque désormais, les demandes d'actes de naissance arrivent directement dans le logiciel. Mais de l'avis des communes engagées dans la procédure, les problèmes d'adaptation des agents demeurent relativement rares. Le déploiement et la gestion des cartes d'authentification et de signature requièrent certes de la rigueur, mais dans un cadre déjà maîtrisé par de nombreuses communes. Et l'outil de gestion proposé en téléchargement par l'ANTS facilite la gestion des droits et habilitations des agents.
Les principaux point d'impact de la nouvelle procédure restent la numérisation des actes papier et la réorganisation progressive des guichets d'accueil de l'état civil amenés à s'effacer au profit d'un système dans lequel l'usager, progressivement, n'interviendra plus directement. Quelques difficultés potentielles ont bien été évoquées par l'Association des maires de grandes villes de France (AMGVF) lors de la réunion de l'INP (3), notamment concernant la charge de travail et le coût de la numérisation des données d'état civil que doivent supporter certaines villes pour se mettre "à jour". Mais le ministère de la Justice a confirmé le soutien de ses services pour aider ces communes à évaluer l'impact de la dématérialisation des données et s'y préparer. Les collectivités pourront également bénéficier de simulations indiquant sur quelle partie des données l'effort de numérisation doit être produit.
Pour parachever l'ensemble, le ministère met l'accent sur l'information, avec la création du site Comedec, déjà évoqué plus haut, qui propose des rubriques d'information et de nombreuses ressources en téléchargement, comme les deux conventions, ou encore une boîte à outils dédiée au support technique. Tous les relais publics, tels que le réseau préfectoral, les syndicats informatiques et les associations d'élus seront utilisés pour diffuser l'information. Dans cet esprit, le ministère s'apprête à publier la semaine prochaine un guide mode d'emploi du dispositif qui sera diffusé conjointement par le réseau de l'Association des maires de France.
Philippe Parmantier / EVS
(1) Comedec (Communication électronique de données d'état civil) est une plateforme d'échanges qui ne conserve aucune donnée d'état civil en propre
(2) Les logiciels déjà qualifiés sont les suivants : Arpège (Mélodie 5.13); Berger-Levraut (E-GRC v5 et supérieurs); JVS (Millésime On-Line Etat-Civil 1.2k); Logitud (siècle V9). La société Digitech s'apprête à sortir une nouvelle version de son logiciel d'état civil.
(3) Instance nationale partenariale, organisation regroupant associations d’élus et représentants des différentes instances de l'Etat impliquées dans les questions de dématérialisation des démarches administratives.
