Patrimoine - Après les élections, quel sort pour les archives ?
Les périodes post-électorales sont toujours particulièrement redoutées des archivistes en raison de la pratique persistante de destruction de certains documents. La direction des Archives de France du ministère de la Culture a donc choisi de prendre les devants en publiant une instruction sur les "mesures à prendre en matière d'archives à la suite des élections municipales et cantonales des 9 et 16 mars 2008". La définition de la politique archivistique et le contrôle scientifique et technique des archives publiques - y compris celles des collectivités territoriales - incombent en effet aux services de l'Etat.
L'instruction commence par rappeler qu'aux termes de l'article L.212-6 du Code du patrimoine, "les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives" et "en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur". Mais l'essentiel est consacré aux dispositions réglementaires régissant la décharge et la prise en charge des archives territoriales dans le cadre d'un changement d'exécutif. L'instruction insiste notamment sur la nécessité de faire établir un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune - dont elle fournit un modèle -, même dans le cas de figure où le maire sortant est réélu. Dans cette hypothèse, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu. L'instruction demande également aux préfets d'appeler l'attention des présidents de conseils généraux et des maires "sur le fait que les archives des cabinets et des exécutifs locaux sont des archives publiques, à verser au service départemental d'archives ou aux archives communales à l'issue de leur durée d'utilité administrative (DUA)". Elle détaille les modalités du récolement auquel il doit être procédé pour la signature du procès-verbal.
Au-delà de l'accomplissement de la formalité administrative - et de la décharge de responsabilité qui en résulte -, ce récolement est l'occasion de faire un point précis sur la situation des archives de la collectivité et de sensibiliser le nouvel exécutif à cette question. En pratique, "le récolement des archives ne peut recenser bien évidemment tous les documents d'archives conservés dans la commune" (ou dans le département). Il peut donc se borner à recenser "les plus importants d'entre eux" : registres de délibérations, arrêtés du maire, registres paroissiaux (avant 1792) et registres des actes de l'état civil (depuis 1792), plans et matrices cadastrales, documents budgétaires et électoraux, etc. Enfin, l'instruction rappelle que la signature du procès-verbal ne doit pas être prise à la légère : le procès-verbal signé par le maire "constitue un document qui engage sa responsabilité sur les archives de la commune présentes naturellement au moment de sa prise de fonctions, mais [...] constitue également une décharge si les documents anciens ne peuvent être retrouvés".
Jean-Noël Escudié / PCA
Référence: ministère de la Culture et de la Communication, direction des Archives de France, département de la politique archivistique et de la coordination interministérielle, instruction DAF/DPACI/RES/2008/04 du 14 mars 2008.
