Craon facilite le travail collaboratif avec un outil libre (53)

En 2022, la commune a sollicité l’appui de l'Agence nationale pour la cohésion des territoires (ANCT) dans le cadre de son programme accompagnement numérique sur mesure, proposé aux petites collectivités. Une démarche lancée à la suite de l'arrivée de nouveaux agents, qui avaient alors fait le constat que le matériel en place ne permettait pas d'utiliser les outils informatiques les plus récents. « On perdait un temps fou à chercher la bonne version des fichiers », résume Bertrand de Guébriant, maire de la commune. Le diagnostic a confirmé le caractère obsolète du serveur et a pointé un défaut de gouvernance : l'informatique était alors confiée à la personne en charge de la communication, et cette personne n’était pas informaticienne. Or la commune compte une centaine d'agents, et une quarantaine d’entre eux utilise l'informatique quotidiennement, en étant répartis sur plusieurs sites.

Le recrutement d’un informaticien, une étape clé

Le serveur Windows 2012 n'étant plus maintenu par l'éditeur, il y avait urgence à agir tout en prenant en compte les moyens limités de la commune. Une contrainte pleinement intégrée par l'ANCT, qui privilégie systématiquement les solutions libres dans ses propositions d'action. « Des solutions gratuites… sous réserve de disposer de compétences pour les mettre en place », souligne le maire. Il a donc fallu attendre l'arrivée d'un informaticien, en août 2024, pour pouvoir mettre en œuvre le projet. Et la commune s'est tournée vers la communauté de communes pour mutualiser la partie serveur, utilisée pour ses applications métier.

Un outil collaboratif libre

La commune s'est ensuite tournée vers des solutions SaaS (pour Software as a service) : ces solutions proposent des logiciels hébergés sur un serveur distant, auquel on accède via un navigateur internet. Une option qui permet le partage de fichiers. « Le logiciel libre Nextcloud nous permet de travailler en mode projet, de partager des documents et de collaborer plus efficacement entre services et avec les élus », explique l'informaticien Valentin Landais. La plateforme, hébergée via Osinum sur des serveurs européens, offre également une messagerie instantanée et est compatible avec Outlook, le logiciel de courriel utilisé par la mairie. « Les élus peuvent maintenant accéder aux documents depuis chez eux, ce qui simplifie grandement leur travail », ajoute l'informaticien. Le déploiement de ces nouveaux outils se fait cependant progressivement, l'informaticien ayant une mission d'accompagnement des agents, qui doivent changer leurs habitudes.

Gestion de la relation usager

Dans les chantiers à venir, la gestion des demandes des usagers figure en haut de la liste. Il s'agit pour la commune d'assurer un suivi des demandes qui arrivent au guichet ou dans les services. Or la commune a constaté que l'offre des éditeurs en matière de gestion de la relation usagers est inadaptée, ou trop onéreuse, pour sa taille. La commune a testé Grist, un logiciel libre promu par l'ANCT qui offre des fonctionnalités intéressantes pour partager des informations entre plusieurs services. La collectivité n'a cependant pas arbitré car l'opérateur public de services numériques (OPSN) e-collectivité dont elle s'est rapprochée propose une solution prête à l'emploi dans des conditions intéressantes. Mais une chose est certaine : il y a désormais quelqu'un pour suivre le projet.