Projet de loi CAP - Après les députés, les sénateurs valident le caractère numérique et mutualisable des archives

Les parlementaires ont profité du projet de loi relatif à la liberté de la création, à l'architecture et au patrimoine pour introduire plusieurs dispositions concernant les archives numériques. Adopté en septembre dernier par les députés, le volet "archives" a été augmenté par les sénateurs qui l'ont voté le 12 février dernier. Pour le législateur, la dimension numérique ne peut plus être ignorée dès lors que l'on s'intéresse aux archives. En ce sens, et dans le but d'améliorer la préservation des documents et des données numériques, députés et sénateurs ont souhaité introduire cette composante "numérique" dans la loi pour "affiner leur appartenance au champ des archives".
L'objectif initial était d'actualiser l'image des archives, trop souvent assimilées à des "documents anciens sur papier". Si les députés avaient privilégié la terminologie de "documents physiques et numériques" pour qualifier les documents d'archives, les sénateurs ont préféré mettre l'accent sur les "documents et les données", insistant ainsi sur la forme et le contenu (article 18 bis). Par ailleurs, les sénateurs ont jugé bon de repréciser la liste des documents appartenant aux archives publiques (article 18 sexies, rétroactif) afin de "réintégrer dans le champ des archives publiques des documents produits et reçus" par les personnes publiques. Liste qui comprend tous les documents qui procèdent "de l'activité de l'État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public" ou "de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé".
Pour aider les archivistes publiques dans leur mission, les parlementaires souhaitent autoriser les services d'archives à en mutualiser la conservation (article 18 ter). Quant aux articles 18 quater A et B, ils permettent aux communes de moins de 2.000 habitants de confier en dépôt leurs archives au service dédié de leur groupement. L'objectif est de permettre aux collectivités de partager les coûts humains et matériels qu'induisent la gestion et la conservation des archives (numériques). Les maires pourront également déposer leurs registres d'Etat civil passé un délai de 120 ans et de 50 ans pour les "documents n'ayant plus d'utilité administratives et destinés à être conservés à titre définitif". Par ailleurs, ces deux articles stipulent que les "archives numériques peuvent être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative". Enfin, les sénateurs ont cherché à renforcer le volet protection des archives. Ainsi, les articles 18 quater et quinquies interdisent de démembrer des archives publiques et privées "classées". Quant à l'article 18 septies, il étend le champ d'application de l'interdiction d'accès aux salles de lectures d'archives aux personnes ayant volé ou dégradé des documents.