Automatisation des documents juridiques, Legaltech

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L’émergence de la LegalTech ces dernières années a marqué un tournant majeur dans l’exercice des professions juridiques. La rédaction d’actes (dont les contrats) est un des premiers domaines qui a été visé par ces nouveaux acteurs du digital. La rédaction d’actes représente en effet 36% du marché des LegalTechs française. En lien avec la rédaction d’actes, nombreuses sont les plateformes proposant des solutions de gestion automatisée des contrats visant  à accroître leur efficacité et leur sécurité comme : Hyperlex, Intelligia, DocuSign, Aproovd etc.

La gestion des contrat : une activité chronophage et source d'erreur

Le contrat est aujourd’hui la pierre angulaire de l’ensemble des transactions commerciales et les entreprises gèrent des dizaines de milliers de contrats dans le cadre de leurs activités. Or, une gestion manuelle de ceux-ci s’avère chronophage et source d’erreurs. Plusieurs études ont d’ailleurs montré que face à la masse de contrats à gérer, les entreprises étaient souvent dépassées. En effet, en 2021, 52 % des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats. Or, cela entraîne des risques juridiques de terminaison de contrats avantageux ou à l’inverse de reconduction automatique de contrats peu satisfaisants. D’une manière générale, on assiste à une méconnaissance du contenu des contrats pouvant s’accompagner d’importantes conséquences et ce d’autant plus dans un contexte d’urgence comme la crise sanitaire durant laquelle beaucoup de temps a été perdu en matière de gestion contractuelle, par exemple dans la recherche des clauses de force majeure et de pénalités applicables.

Outre la volumétrie des contrats, la gestion d’un contrat n’est pas le ressort des seules professions juridiques. En effet, les opérationnels sont également amenés à gérer des contrats. Or, ces derniers ne reçoivent pas tout le temps une formation juridique appropriée leur permettant d’appréhender les enjeux des différentes clauses contractuelles.

Par ailleurs, un contrat est souvent géré par plusieurs personnes. Par exemple, concernant la création d’un contrat dans un cabinet d’avocats ou une étude notariale, un projet de contrat va être élaboré respectivement par l’avocat collaborateur ou le clerc de notaire, avant d’être revu par un avocat associé ou un notaire. Ce projet sera ensuite envoyé au client pour modifications avant d’être retourné au cabinet d’avocats ou à l’étude. Et ainsi de suite jusqu’à la validation du contrat. Ainsi, le fait que différentes personnes soient sollicitées sur un même contrat peut entraîner une perte d’informations et de maîtrise des engagements pris.

La LegalTech permet justement d’accompagner de manière automatisée les différents acteurs impliqués dans la gestion d’un contrat. Le succès de la LegalTech dans la gestion automatisée des contrats ces dernières années est visible à travers le développement des solutions de « Contract Life Management » (CLM) ou « gestion du cycle de vie des contrats ».  Le CLM permet ainsi une gestion totalement dématérialisée des contrats et constitue donc un domaine très attractif pour les LegalTechs.

Quels sont les avantages de la gestion automatisée des contrats ?

Une automatisation dans la gestion du contrat entraine divers avantages quelles que soient les étapes de vie du contrat, de la phase de formation à l’exécution en passant par sa signature.

• La formation du contrat :

S’agissant de la formation du contrat et en premier lieu de la phase précontractuelle, l’apport d’une gestion automatisée des contrats est double. Tout d’abord, les négociations vont être simplifiées grâce à une visibilité immédiate des éléments du contrat et la possibilité de le comparer à un contrat antérieur, permettant ainsi d’identifier les clauses clés. S’agissant ensuite de la rédaction du contrat, ces plateformes de gestion en ligne proposent des modèles de contrats et de clauses, ce qui accélère grandement la phase de rédaction.

En second lieu, concernant les modifications successives, le recours à ces plateformes de gestion dématérialisée permet d’éviter les allers-retours de mails. La mise en place de « workflows » permet à chacune des parties concernées de prendre connaissance des modifications effectuées et d’y répondre directement dans l’outil.

• La signature électronique du contrat :

La signature électronique s’inscrit dans cette révolution qu’est l’automatisation de la gestion du contrat. Plus besoin d’envoyer le contrat par mail, de l’imprimer pour le signer puis le scanner afin de le renvoyer à nouveau par mail. Désormais, une fois le contrat finalisé, il est envoyé directement aux parties avec un lien pour accéder à un outil de signature électronique. En un clic, le contrat est signé, ce qui réduit considérablement les délais de signature !

Certaines plateformes de gestion de contrat en ligne comme Hyperlex et DocuSign proposent également des solutions de signature électronique ce qui permet de centraliser le traitement d’un contrat au sein d’une même solution sans avoir recours à un outil différencié de signature électronique.

• Le suivi de l’exécution du contrat :

Le suivi du contrat (renouvellement, résiliation, modifications réglementaires…), est, quant à lui, facilité par un moteur de recherches (parfois doté d’une intelligence artificielle comme c’est le cas pour la solution proposée par Hyperlex) et de rappels automatiques pour les dates clés de la vie du contrat.

Enfin, s’agissant du traitement des données du contrat, il est possible d’exploiter les données traitées de manière automatisée notamment sous forme de statistiques ce qui permet un suivi en temps réel des contrats au sein d’une entreprise.

Automatiser la gestion des contrats permet ainsi aux professions juridiques de se recentrer sur leur cœur de mission comme l’a indiquée Nathalie Attias, présidente de l’ACE (Association des Avocats Conseils d’Entreprises) et membre du Conseil de l’Ordre, lors d’une table ronde organisée dans le cadre du 4^ème Village de Legal Tech en novembre 2019 à Paris : « L’automatisation des actes et des process doit nous permettre d’offrir un service juridique plus performant ».  

Le succès de la gestion automatisée des contrats dépasse d’ailleurs le monde du droit. À titre d’exemple, le groupe Hachette Livre a conclu un partenariat avec Gino LegalTech pour une solution de gestion automatisée des contrats déployée à partir de 2021.

Les technologies mises au service de la gestion automatisée de contrats.

Certaines plateformes comme HyperLex proposent une gestion automatisée des contrats en ayant recours à l’intelligence artificielle (IA).

Grâce à l’IA, les professionnels sont aidés dans les démarches souvent chronophages de la gestion de contrats comme la saisie, la recherche et le classement d’informations. L’assistance dans ces tâches répétitives diminue le risque d’erreurs humaines sans enlever à l’expertise de ces professionnels.

Mais concrètement, comment fonctionnent ces plateformes de gestion automatisée de contrats ayant recours à l’IA ?

Il faut tout d’abord importer le contrat (quel que soit son format) sur la plateforme qui va « transformer » le document importé en un texte au format lisible par l’IA. Ensuite, le document va être traité par un algorithme pour en décoder son contenu. Une fois le contenu décrypté, l’intelligence artificielle est en mesure de déterminer le type de contrat dont il s’agit et d’en repérer les différentes clauses.

À titre d’exemple, on peut notamment citer le projet « VictorIA » présenté en février 2020 par la Chambre des notaires de Paris, laquelle s’engage au côté de la plateforme Hyperlex. Ce projet a pour finalité la gestion automatisée des cessions d’actifs immobiliers. Grâce aux algorithmes de l’IA, l’identification du type de contrat, ses principales clauses, la classification des documents, l’extraction automatique des contenus pertinents ainsi que les contrôles de cohérence associés seront facilitées.

Par ailleurs, l’IA n’est pas la seule technologie utilisée pour l’automatisation des contrats. En effet, la Blockchain est devenue un véritable partenaire de l’IA en matière de gestion automatisée des contrats à travers les solutions de « smart contract ». Il s’agit d’un contrat qui s’exécute automatiquement via un programme informatique inscrit dans une blockchain, un mode de stockage et de transmission de données sous forme de blocs numériques liés les uns aux autres et protégés de toute modification (au même titre que les cryptomonnaies). Grâce à la technologie blockchain, le contrat est sécurisé et les termes et conditions de son exécution sont infalsifiables.

Le 117^ème Congrès des Notaires de France qui s’est tenu à Paris du 24 au 25 septembre 2021 était en partie axé sur l’automaticité de l’exécution du « smart contract » et propose d’ailleurs d’introduire dans le code civil, le fait qu’un contrat puisse être automatisé par un protocole informatique.

Quels sont les freins à la gestion automatisée des contrats ?

Les freins identifiés sont essentiellement dus à la réticence des professions juridiques face à l’instauration d’outils de gestion automatisée des contrats qui viendraient modifier en profondeur leur profession.

En premier lieu, elles craignent que de tels outils viennent remplacer l’humain, cœur de ces professions. Toutefois, là n’est pas l’objectif du déploiement des solutions de gestion de contrats dématérialisée. En effet, Alexandre Grux, président et co-fondateur d’Hyperlex, déclare que ces solutions sont là « pour augmenter l’homme et pas pour le remplacer », pour automatiser des tâches répétitives et chronophages. L’expertise juridique reste aux mains des sachants, qu’ils soient avocats, notaires, juristes ou tout autre acteur de la chaîne contractuelle. Par ailleurs, c’est aussi à l’humain que revient le choix de la LegalTech et si la prise en main des solutions de gestion automatisée de contrats est assez intuitive, il faut également s’y préparer par des actions qui ne peuvent être automatisées, notamment la sélection en amont des contrats à importer dans l’outil, les clauses type à inclure etc.

Il faut souligner en second lieu que les professionnels du droit sont de prime abord frileux avec les innovations technologiques surtout face aux risques qu’elles peuvent représenter. Dans le cas présent de la gestion automatisée des données d’un contrat, c’est la question de la protection des données qui interroge. Ainsi, il est essentiel de s’assurer que la plateforme de gestion en ligne à laquelle on souhaiterait faire appel, applique notamment une politique de confidentialité des données.

Enfin, le coût d’acquisition et de déploiement de ces plateformes de gestion automatisée des contrats cumulé à leur « jeunesse » peut être un frein à leur utilisation par les professions juridiques, alors même qu’elles permettent un gain de temps non négligeable et donc, in fine, un gain d’investissement. En effet, les LegalTechs de gestion automatisée des contrats bien que florissantes restent récentes et les technologies qu’elles mobilisent entraînent des coûts auxquels les professions juridiques ne sont pas forcément habituées.

Ce manque de maturité et d’assise juridique et financière explique que les professions juridiques puissent se montrer réticentes face à ces LegalTechs de gestion automatisée des contrats. Il n’en demeure pas moins que cette réticence est peu à peu surmontée, en témoigne le succès actuel de ces plateformes de gestion automatisée de contrats.