Octolo.tech, interview de sa co-fondatrice Inès HAMY

Temps de lecture : 2 minutes

Comment votre parcours vous a-t-il conduit à créer la LegalTech Octolo.tech ?

Titulaire d’un Master 2 de droit obtenu en 2017 à Paris-2-Assas, j’ai participé à cette période à la création d’une start-up dédiée à la relation actionnaire-investisseur. En 2018, admise au Barreau de Paris, j’intègre comme élève-avocate la direction juridique d’Accor, puis le cabinet Gide Loyrette Nouel. Ce qui m’a donné un bon aperçu des besoins des grandes structures sur les taches récurrentes. Un domaine me paraissait particulièrement demandeur de dématérialisation et d’automatisation : la gouvernance. Il m’a semblé qu’il était temps de réunir les outils sur une seule plateforme, afin d’y accéder à distance, de gagner en efficacité et d’organiser la mémoire des décisions. Donc, aidée par un fonds d’amorçage français puis un cabinet d’expertise comptable spécialiste des bailleurs sociaux, des alliés précieux, je lance en février 2020 Octolo.tech, une LegalTech qui permet la dématérialisation du secrétariat général et de la gouvernance.

Comment peut-on définir à date Octolo.tech en tant qu’entreprise et solution ?

Nous sommes une entreprise à mission. Notre mission : simplifier la tenue du secrétariat général et fluidifier les relations entre les parties prenantes, tout en générant un impact social, sociétal et environnemental positif. Nous sommes une petite entreprise, ce qui est fréquent dans la Legaltech. Deux raisons à cela : le secteur est récent et connait une vraie tension sur l’emploi . Nous avons besoin de juristes augmentés - des profils rares. Il est possible de recruter en dehors du juridique si l’on accepte d’investir dans la formation des collaborateurs. C’est le cas chez Octolo pour nos développeurs qui se sont appropriés le juridique.

Côté solution, Octolo.tech est une plateforme en mode Saas d’automatisation et de digitalisation de la gouvernance des entreprises et associations, avec trois principaux modules. D’abord la table de capitalisation et les listes des membres qui recensent a minima l’identité des membres ou actionnaires, leurs actions et/ou droits de vote. Le second module concerne les réunions, dont les assemblées générales. De la création jusqu’au procès-verbal, en passant par le vote, les procurations ou encore la feuille de présence, l’automatisation est complète, avec plusieurs modes d’exécution pour ne pas limiter les utilisateurs. L’envoi d’une convocation peut ainsi se faire par mail, lettre classique, recommandée ou recommandée électronique. Les personnes convoquées peuvent participer physiquement et/ou se connecter sur la plateforme pour y assister, voter ou donner procuration. Le gestionnaire dispose d’un espace de suivi afin, entre autres, de suivre les réponses ou calculer automatiquement le quorum et la majorité.

Le troisième module, la data room, permet le stockage des documents, lesquels sont partageables en lecture, en écriture, et signables électroniquement. C’est une mémoire et un outil de recensement des utilisateurs et de gestion des droits.

Quel était le contexte au lancement d’Octolo.tech et quelles sont les étapes franchies depuis ?

Le premier paramètre est l’évolution législative qui a permis de répondre à ce besoin général d’automatisation des processus de secrétariat général et de gouvernance. Je dis besoin général car cela concerne tant les avocats que les juristes d’entreprises ou les start-up. Une succession de textes ont rendu possible notre aventure dont l’ordonnance de 2017 sur la possibilité pour les assemblées générales de SA et SARL de recourir à la visio-conférence ou encore un décret de 2019 relatif à la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés.

Peu après le lancement de notre plateforme multi-services, arrive la crise sanitaire et une accélération de la dynamique française de dématérialisation, coté usages et réglementation, notamment pour la gouvernance des sociétés. Dans ce contexte, apparait aussi une forte dépendance à des outils non nationaux, mettant en avant un réel problème de sécurisation des données. Tout cela a constitué un contexte très porteur pour le lancement d’Octolo, une solution agile et purement française. 

Enfin, en janvier 2022 nous avons lancé Octolo Habitat, dédié aux bailleurs sociaux qui, depuis la loi ELAN, ont l’obligation de se regrouper pour les fonctions administratives au sein de sociétés de coordination. Nos clients représentent à date 5% du parc HLM et nous devrions doubler ce chiffre d’ici la fin de l’année. Ce marché est en pleine croissance.

Pourquoi cette attention portée aux bailleurs sociaux ?

L’activité des bailleurs sociaux est en pleine révolution. Il y a la réorganisation liée à la loi Elan, mais aussi la prise de conscience de l’importance de la digitalisation en interne et dans la relation client, couplée à la difficulté de sécurisation des données particulièrement dans le cadre de votes impliquant des personnes publiques.

Notre clientèle principale ce sont les PME. Mais notre activité dédiée aux bailleurs sociaux se développe très vite. C’est une clientèle aux besoins très spécifiques, d’abord d’un point de vue légal avec des particularités comme la répartition des voix ou le très grand nombre de comités mais aussi en termes de formation via à vis des fonctions internes et des invités. Renouvellement de générations oblige, la population des administrateurs est très diversifiée, leur usage du numérique aussi. Notre solution, par essence évolutive, est hybride : elle permet de gagner du temps mais sans forcer les usages avec un accompagnement pas à pas.

Si vous deviez donner trois caractéristiques du secteur LegalTech ?

Jeune, dynamique, attractif ! Car c’est un marché né en 2014 -cinq ans après les Etats-Unis- et qui à ses débuts s’est heurté à différents obstacles dont les règles relatives à l’accès au droit et une certaine méfiance des professions juridiques. Mais la LegalTech est désormais synonyme pour les professionnels de gain de temps et d’investissement dans des missions à forte valeur ajoutée.

C’est aussi un marché très diversifié, en pleine ébullition, aidé en cela par les différents barreaux qui œuvrent désormais pour pousser l’innovation au sein des cabinets d’avocats. C’est enfin un secteur de mieux en mieux perçu par les investisseurs car souvent les outils pensés pour un besoin lié au droit, s’élèvent au-dessus de ces spécificités. Bien des LegalTech adresse un marché général qui intègre des niches.