Dématérialisation - La version 1.0 du standard d'échanges de données pour l'archivage est arrivée !

Dans le contexte de l'administration électronique, l'archivage numérique représente une fonction stratégique pour les collectivités territoriales. Il garantit la conservation durable des documents selon les mêmes règles et les mêmes principes que les documents papiers. Pour cela, il s'appuie sur des standards garantissant la durée de vie et la réutilisation des documents archivés. La publication, la semaine dernière, de la première version stabilisée du standard d'échanges de données pour l'archivage (Seda), initié en 2004, marque une nouvelle étape.
Porté par le service interministériel des archives de France, le Seda 1.0 marque en effet le franchissement d'un nouveau palier. Rappelons que ce standard permet de modéliser l'ensemble des transactions en archivage - demande de transfert, transfert, modification, élimination, communication et restitution - et de leur associer des messages normalisés (demande d'autorisation, acceptation, refus...). Les procédures élaborées sont destinées à faciliter les transactions entre les cinq familles d'acteurs potentiellement présentes sur la gestion des archives électroniques : les services producteurs, les services versants, les services d'archives, les services de contrôle et les demandeurs d'archives.
La création, il y a deux ans, d'un comité de gouvernance associant tous les acteurs, y compris les collectivités locales (1), a facilité la réalisation de cette première version. "Grâce aux retours d'expérience des partenaires, des améliorations substantielles ont pu être apportées à la version précédente, Seda 0.2", précise Françoise Banat-Berger, conservatrice générale du patrimoine au sein du service interministériel des archives. La nouvelle version introduit de nouvelles simplifications et harmonisations dans les procédures et les messages qui régissent les échanges. A titre d'exemple, il n'existe plus qu'un unique format d'accusé de réception et son usage est désormais systématisé dans toutes les transactions (demandes ou réponses) afin d'améliorer la traçabilité des procédures. Par ailleurs, de nouvelles ressources sont  proposées sous la forme de schémas XML, de feuilles de style pour les conversions, d'exemples de profils d'archivage, dans le but de rendre le Seda plus facile à utiliser. Une nouvelle documentation  complète le dispositif.
La publication du Seda 1.0 devrait d'abord toucher directement une dizaine de systèmes d'archivage électroniques (SAE) ayant déjà reçu leur agrément sur la version précédente (voir encadré ci-dessous). Ils semblent en effet bien armés pour absorber rapidement les modifications introduites.
Elle devrait ensuite favoriser l'élargissement du périmètre d'utilisation du nouveau standard. "L'existence d'une version stabilisée pour deux ou trois années nous permet d'engager des travaux avec l'Afnor pour transformer le standard en norme. Le Seda sortira ainsi du strict domaine de l'administration pour s'ouvrir au monde privé et à l'international", indique Françoise Banat Berger. Les travaux commenceront le 24 septembre prochain, pour une prévision de publication à la fin 2013.

Deux études complémentaires sur les formats PDF et sur la longévité des supports optiques

Le service interministériel des archives a par ailleurs diffusé deux autres outils utiles aux responsables de l'archivage dans les collectivités territoriales. Le premier est un guide méthodologie sur les formats PDF réalisé par le Cines (Centre informatique national de l'enseignement supérieur) en collaboration avec la société Numen. La question est "sensible" car les formats PDF, aujourd'hui les plus massivement utilisés, ont fait l'objet de nombreuses révisions. L'étude les liste et les caractérise, notamment en décrivant leurs fonctionnalités respectives, afin d'aider le lecteur à faire les meilleurs choix de conversion "dans le respect des normes ISO définies pour l'archivage".
La seconde est une étude de type "consommateur" destinée à tester la durée de vie des supports optiques dédiés à l'archivage (CD, DVD, Blu-Ray). Réalisée par le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE), à partir de tests de vieillissement accélérés en étuve, elle fournit des recommandations utiles, notamment aux petites entités (communes rurales, services publics locaux) ."Certaines marques affirmant avoir une longévité de centaines d'années ont vu leurs produits se détériorer dès les premières étapes de tests, ce qui incite à la prudence et confère à ces essais une réelle utilité", commente Françoise Banat-Berger. La longévité dépend en effet de la marque du support optique et de celle du graveur utilisé. On retiendra des auteurs une recommandation "du bout des lèvres" pour quatre marques de DVD et deux modèles de graveurs associés, ainsi qu'une préférence pour les supports Blu-Ray (mais uniquement les modèles BD-R de type HTL). "Avec une capacité cinq fois plus élevée que le DVD enregistrable, le disque Blu-Ray enregistrable semble être un support prometteur pour l'archivage des données numériques", concluent-ils, sans hésiter cette fois.

Philippe Parmantier / EVS

(1) Composé d'archivistes, d'éditeurs métiers, de prestataires de services, de représentants de ministères (Défense nationale) et de collectivités locales (CG des Yvelines, de l'Aube et de Saône-et-Loire).

Quelques Systèmes d'archivage électroniques conformes à la norme Seda
Parmi les services d'archivage électroniques déjà aux normes, on peut citer les principaux, de manière non exhaustive.
- As@lae, plate-forme d'archivage développée par la Forge de l'Adullact (CG des Landes) ;
- Marine, qui résulte d'un partenariat entre le CG des Yvelines et celui de l'Aube ; 
- Mnesys Archive une solution proposée par Naoned Systemes (CG du Doubs) ;
- Arcsys une solution du groupe Infotel qui s'adresse au privé aux tiers archiveurs ;
- Atos Worldline (e-bourgogne) ;
- Archinoe mis en place par Archimaine ;
- Archidata qui résulte de la création d'un GIE entre Informatique-CDC et l'Institut de la propriété industrielle (Inpi) ;
- Le Pac du Centre informatique national de l'enseignement supérieur ;
- Spar, système en cours d'implémentation à la Bibliothèque nationale de France.