Administration électronique - Archivage électronique mutualisé : sur la ligne de départ
Deux lancements survenus début décembre 2011, l'un par les conseils généraux de l'Aube et des Yvelines, l'autre par l'Agence landaise pour l'informatique (Alpi), marquent le coup d'envoi de l'archivage électronique à valeur probante dans les collectivités locales. Cette brique essentielle de la dématérialisation qui faisait encore défaut avait fortement ralenti le déploiement des procédures de télétransmission de type Acte et Hélios. Son déploiement devrait conduire aussi à une gestion mieux maîtrisée des documents et de leur cycle de vie. Les deux projets empruntent des voies différentes mais s'appuient sur des progiciels sensiblement équivalents et sur des principes de mutualisation de moyens et de services.
Les Yvelines et l'Aube partenaires sur le développement d'une solution d'archivage probante
La solution d'archivage électronique M@rine est issue d'un partenariat de développement établi entre le conseil général des Yvelines et celui de l'Aube. "Un pilote a d'abord été développé par les Yvelines pour tester les standards d'échanges, puis il s'est enrichi de nouvelles fonctionnalités avec notre contribution", précise Céline Guyon, chargée de mission archivage électronique au conseil général de l'Aube. Fruit de 18 mois de collaboration entre les services des deux collectivités et les Archives de France, qui accompagnaient le projet, l'application assure aujourd'hui l'archivage intermédiaire et l'archivage définitif en garantissant, dans le temps, l'intégrité, l'authenticité et la lisibilité des documents électroniques. Tous les flux peuvent être archivés à commencer par les flux dématérialisés liés aux téléprocédures telles que Acte, Hélios ou les marchés publics. L'application sait également intégrer les documents signés électroniquement via un parapheur électronique. Pour éviter d'avoir à renouveler régulièrement la validité des certificats dont la durée de vie n'excède pas trois ans, un module spécialisé édite un jeton de validation horodaté qui accompagnera le document signé électroniquement pendant sa durée de vie. Le service des archives départementales de l'Aube, qui rode l'application depuis plus d'une année, a déjà versé 86.000 documents issus de Acte et Hélios en archives définitives. Aussi l'application devrait être progressivement mise à la disposition des communes présentes sur la plateforme de services de l'Aube pour l'archivage intermédiaire. "Nous expérimentons la méthode avec cinq communes avant d'élargir le périmètre", explique Philippe Ricard, DSI de l'Aube.
Pour amortir leur investissement, les deux départements ont décidé de commercialiser leur application "à un prix raisonnable". Le 30 novembre dernier, ils signaient une convention de commercialisation du logiciel dans la sphère publique et confiaient à la société Sicem le soin d'en assurer la distribution pour les quatre prochaines années.
Archiland part de la gestion du document
Le produit Archiland lancé par l'Alpi et le conseil général des Landes inclut également une application d'archivage électronique sécurisée à valeur probante, Asalae, conforme à la réglementation sur les archives intermédiaires et définitives. Elle s'adresse aux 312 collectivités membres du syndicat et s'inscrit dans une démarche de gestion du cycle de vie du document électronique. Le service repose sur la mise en oeuvre d'une gestion électronique des documents (GED) intégrant différents flux dématérialisés (téléprocédures, applications, parapheur électronique). "Les documents transférés dans la GED sont classés et mis automatiquement aux normes, ce qui facilite ensuite les versements dans le service d'archivage intermédiaire géré par l'Alpi ou dans le futur service d'archivage définitif qui sera géré par le département", explique Renaud Lagrave, directeur de l'Alpi. Cette simplification repose sur un travail de mise en forme préalable, à l'échelle de chaque commune, et sur la construction d'un plan de classement permettant d'automatiser le classement des documents répétitifs ou préalablement définis.
Une solution libre multicommunes
La plateforme Archiland, développée par la société Logica avec le concours de l'Adullact et d'Atol CD, s'appuie sur des applications libres. Outre Asalae et Alfresco pour la GED, elle inclut également un parapheur et des applications de signature électronique des documents. "Afin de rendre cette expérience reproductible par d'autres départements ou collectivités, nous avons libéré, sur le site d'Archiland, l'ensemble des éléments constitutifs du dossier, c'est-à-dire les données, les documents concernant l'installation des logiciels et les didacticiels", confirme Renaud Lagrave. La bonne appropriation des outils par les utilisateurs finaux étant une des conditions de la réussite, un effort particulier sera entrepris pour animer, sensibiliser et former les acteurs communaux. Le service archive intercollectivités du centre de gestion des Landes, qui a treize années d'existence, va accompagner les collectivités sur l'ensemble de la procédure de versement. De son côté, l'Alpi se chargera de l'installation des outils dans les collectivités locales, de la formation, de la maintenance et de l'assistance. Enfin, le service des archives départementales interviendra ultérieurement en soutien du centre de gestion dans les phases d'élimination des documents. La sécurité, renforcée, repose sur l'existence de deux centres de données (dont un redondant). Le coût de l’opération, chiffré à 1 million d'euros, est financé par le Feder (40%), le conseil régional d'Aquitaine (18%), le conseil général des Landes (22%), le centre de gestion et l'Alpi (10% chacun).
Ces deux initiatives renvoient à deux mots-clés : mutualisation et libération. Mutualisation car, dans leurs projets respectifs, l'Aube, les Yvelines et les Landes l'ont pratiquée sur le développement de la solution, sur la réutilisation de progiciels existants et par la mise à disposition des services via des plateformes multicommunes. Libération, car en mettant en service les premières plateformes d'archivage électronique, elles sécurisent la conservation des flux de transmission de données notamment avec l'Etat (Acte, Hélios) et comblent le vide juridique qui risquait de s'installer avec les procédés non probants utilisés jusqu'à présent.
