Saint-Hippolyte-du-Fort accélère sur la transformation numérique (30)

À Saint-Hippolyte-du-Fort comme dans beaucoup de petites communes, la numérisation s'est construite au fil de l'eau avec parfois des habitudes dont il est bien difficile de se défaire. C'est ainsi que la ville a accumulé au fil des années plusieurs adresses de messagerie pour les services, avec des extensions en Wanadoo, Orange ou encore La Poste. « Or ces adresses compliquent la communication interne ainsi que la vie des usagers », constate Marie-Andrée Dracs, adjointe au maire de Saint-Hippolyte-du-Fort.

Un audit des pratiques numériques

Aussi, quand l'Agence nationale pour la cohésion des territoires (ANCT) a lancé un appel à candidature pour bénéficier de son « Accompagnement numérique sur mesure (ANSM) », la commune a su saisir l’opportunité. C'est ainsi qu'un expert de l'ANCT s’est rendu sur place à l'automne 2023 pour réaliser un audit des pratiques numériques et proposer des actions concrètes. Une douzaine de personnes ont été interrogées parmi lesquelles des élus, des agents de l’administration, de la police municipale, des services extérieurs et des services techniques. Rapidement, trois sujets ont été identifiés comme prioritaires pour la municipalité.

Adresses mail simplifiées

Pour ce qui concerne la messagerie, il est ainsi apparu que les personnes interrogées avaient des réticences à utiliser le nom de domaine saint-hippolyte-du-fort.fr. « Entre l'orthographe peu intuitive d'Hippolyte et les tirets, elle n'est vraiment pas évidente à communiquer au téléphone », relève l'élue de cette commune où la population de seniors habituées à prendre des notes sur papier est conséquente. La commune a donc opté pour ville-shdf.fr, beaucoup plus simple à épeler. « Les adresses mail officielles harmonisées sont aussi un moyen de sécuriser les échanges et leurs données, de limiter les possibilités de piratage et de mieux gérer les politiques d’accès et de permissions », ajoute Cyrille Arnoux, le chef de projet numérique qui pilote la mise en œuvre des préconisations de l'audit.

Suivi précis des interventions

Le deuxième sujet identifié concerne le suivi des interventions des agents des services techniques. « Jusqu'à présent, il fallait téléphoner ou envoyer un mail pour signaler un besoin d’intervention », explique Marie-Andrée Dracs. Or, dans ses cartons, l'ANCT a une solution de signalement des incidents et de suivi des interventions des services techniques. « Agents en intervention » permet aux services ou aux élus de faire une description de l’incident, d'y associer une photo et d'envoyer une alerte aux services concernés. Chaque intervention fait l'objet d'un suivi et l'application fournit des statistiques. « C'est une plateforme qui nous permet également de valoriser le travail des services techniques en nous appuyant sur des données précises telles que le nombre d'interventions et leur délai de traitement », se félicite l'élue. Cette application est aujourd'hui déployée progressivement, car elle induit des changements de pratiques. 

Réservations de salles en ligne

Le troisième chantier de transformation numérique porte sur les réservations de salles. Là encore, l'ANCT a orienté la commune vers sa solution « Espace sur Demande » : une plateforme qui permet à une association ou à un particulier de réserver une salle municipale et qui génère automatiquement, si nécessaire, une convention d'occupation temporaire. Un outil que la ville va déployer dans un premier temps pour sa salle des fêtes, avant de l'étendre progressivement à d'autres espaces.