Quelles sont les modalités de remboursement des frais de garde des enfants des élus ?

Réponse : Si les conseillers municipaux pouvaient, jusqu’au 28 décembre 2019, bénéficier d'un remboursement par la commune des frais de garde d'enfants ou d'assistance aux personnes âgées, handicapées ou ayant besoin d'une aide personnelle à leur domicile qu'ils engageaient en raison de leur participation :

• aux séances plénières de ce conseil ;
• aux réunions de commissions dont il est membre et instituées par une délibération du conseil municipal ;
• aux réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes où il a été désigné pour représenter la commune ;

cette prise en charge est désormais une obligation depuis le 29 décembre 2019.

1. Des modalités de remboursement précisées par délibération

Les modalités de ce remboursement, qui ne peut excéder par heure, le montant horaire du SMIC, doivent être précisées par délibération du conseil municipal.

Cette délibération doit préciser la liste des pièces à transmettre par les conseillers municipaux à l’appui de leur demande, permettant à la commune d'exercer un contrôle en vue de :

• de s’assurer que la garde dont le remboursement est demandé concerne bien des enfants de moins de 16 ans, des personnes âgées, des personnes en situation de handicap ou des personnes ayant besoin d’une aide personnelle dont la garde par les membres du conseil municipal à leur domicile est empêchée par la participation à une des réunions obligatoires, par le biais de pièces justificatives ;
• de s’assurer que la garde ou l’assistance a eu lieu au moment de la tenue de l’une de ces réunions ;
• de s’assurer du caractère régulier et déclaré de la prestation des personnes physiques ou morales intervenantes, sur la base des pièces justificatives fournies ;
• de s’assurer, à l’appui d’une déclaration sur l’honneur signée de l’élu, du caractère subsidiaire du remboursement : son montant ne peut excéder le reste à charge réel, déduction faite de toutes aides financières et de tout crédit ou réduction d’impôts dont l’élu bénéficie par ailleurs.

2. Un soutien financier de l’Etat aux « petites » communes

Par ailleurs et pour soutenir les « petites » communes dans la mise en œuvre de cette obligation, le législateur a prévu que « dans les communes de moins de 3 500 habitants, le remboursement auquel a procédé la commune est compensé par l'Etat ».

A ce titre, la commune qui souhaite bénéficier de la compensation par l'Etat des frais qu'elle a remboursés en application de cette obligation, adresse, par courrier signé ou par voie dématérialisée, une demande à l'Agence de services et de paiement qui assure la gestion administrative, technique et financière du dispositif de compensation pour le compte de l'Etat.

L’Agence est ainsi chargée :

• d'instruire les demandes de remboursement présentées par les communes et de procéder aux contrôles nécessaires visant à s'assurer de leur conformité avec la réglementation en vigueur ;
• de procéder au versement de la compensation pour le compte de l'Etat ;
• de recouvrer le cas échéant les sommes indûment perçues par les communes.

La DGCL a également précisé que pour obtenir un remboursement, les communes de moins de 3500 habitants doivent adresser à l’ASP :

• un formulaire d’identification signé (uniquement pour la première demande ou en cas de modification) ;
• la délibération du conseil municipal fixant les modalités de remboursement (pour la première demande puis après chaque renouvellement ou modification) ;
• un formulaire de demande de remboursement signé (pour chaque demande de remboursement, qui doit au moins couvrir un semestre de dépenses (sauf cas exceptionnels, l’ASP ne prendra en compte qu’une seule demande de remboursement par période de six mois) ;
• un état détaillé signé du maire et visé par le comptable public, détaillant les sommes remboursées par la commune à chaque élu.