Congrès des notaires : l’innovation au service des clients

Temps de lecture : 3 minutes

Congrès des notaires : être toujours aussi proche des justiciables

Le notaire ne sera jamais remplacé par la technologie. Il est bon de le rappeler ! Sa mission sera toujours d’accompagner les personnes dans la gestion de leur vie juridique à des moments clés de leur existence. Pourtant, le notaire de 2022 n’a plus rien à voir avec celui des siècles derniers. On attend de lui beaucoup de choses : disponibilité, conseil, discrétion. Et le temps lui fait souvent défaut. C’est pourquoi l’innovation, qu’elle soit managériale, organisationnelle ou technologique, est l’une des pistes pour que le notaire endosse à nouveau son rôle de conseil avec un grand C. 

Espaces partagés sécurisés, blockchain, signature électronique, etc. sont autant d’outils qui sont là pour améliorer sa fonction et son écoute envers les concitoyens. Pour autant, il serait faux de croire que la technologie a envahi l’ensemble des études. Il reste un large travail de sensibilisation à effectuer pour convaincre les notaires les plus circonspects de la nécessaire évolution de leur pratique et de l’incontournable investissement en temps et en argent que cela représente.

Des notaires face à des tâches de plus en plus chronophages

Alors que le notaire reste un conseil très sollicité, ce dernier fait face à un cruel manque de temps. Selon Hugo Delescluse, ancien notaire et désormais conseiller en transformation numérique des offices, fondateur du Cabinet Nonum, la flambée de la réglementation oblige les collaborateurs et les notaires à se consacrer majoritairement à des tâches administratives (récolte de pièces, suivi des dossiers, etc.) au détriment de leur expertise juridique et de l’accompagnement des clients. La constitution du dossier d’usage et la rédaction de l’acte authentique prennent une place prépondérante alors que l’essence même d’un notaire est en réalité de conseiller. Par ailleurs, de nombreuses études ont de grosses difficultés de recrutement : les collaborateurs se font rares. Dès lors, la tension s’accentue dans le fonctionnement interne de l’office rendant le suivi des dossiers plus compliqué et parfois un peu opaque.

Pour Hugo Delescluse, la digitalisation est l’une des réponses pour optimiser l’organisation de l’étude ainsi que rationaliser l’attribution des dossiers aux collaborateurs. Le “pain point”* que lui-même a vécu ? Ne pas pouvoir savoir en temps réel où en sont les transactions. Ce manque de visibilité pénalise la performance des notaires et a tendance, malheureusement, à détériorer la relation de confiance avec le client.

Congrès des notaires : des outils pour préparer le futur

Accepter de mener un audit est bien sûr la première étape afin de cerner les besoins réels de l’étude. Parfois, il suffit d’un simple ajustement dans l'organisation de l’équipe et des dossiers. Pour aller plus loin, se doter d’un outil numérique devient une vraie nécessité non seulement pour améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs mais également redonner du sens au rôle du notaire. A l’occasion du congrès des notaires, nous avons échangé avec un grand nombre de legaltech dont certaines qui proposent des solutions permettant de repenser le fonctionnement global d’une étude. Pour ne rien vous cacher, « acheter » un logiciel ne suffit pas. Il s’agit ici en réalité d’un premier pas pour repenser le fonctionnement global de votre étude et un accompagnement spécifique peut s’avérer nécessaire.

Fidèle à notre neutralité, vous trouverez ci-après 3 exemples de legaltech, non limitatifs et qui ne constituent en rien un conseil d’achat ou une labélisation de notre part,  qui proposent de repenser le fonctionnement global d’une étude.

• Intellig’IA

Cette plateforme informatique analyse automatiquement les informations présentes dans les états hypothécaires : chaîne des mutations, historique cadastral, origine de propriété, inscriptions hypothécaires et servitudes, règlements de copropriété, modificatifs, etc.

• Notarly

Cette plateforme de pilotage d'activité est destinée aux notaires créateurs et à leurs collaborateurs. L’idée est d’avoir une vue à 360° de votre activité. La plateforme est 100% collaborative pour un travail d’équipe plus efficace. Notarly met en avant l’importance des indicateurs et de la data pour prendre les meilleures décisions pour votre office. Il existe d’autres logiciels comme Planot ou Managenote. À vous de les tester pour identifier celui qui correspond le mieux à vos usages.

• Ficonot

Du partenariat entre Legitbee et la Chambre Interdépartementale des Notaires du Nord Pas-de-Calais, est née la plateforme Ficonot. C'est la première plateforme de ce genre, avec un ADN 100% notaires. Cette solution auditée et labellisée par le Conseil Supérieur du Notariat offre des fonctionnalités pour faciliter la succession : sécurisation et intégration complète du patrimoine, simplification de la gestion de la succession et des démarches après décès et intégration à la succession des données et des volontés. L’accès est réservé au notaire, après le décès, avec sa clé Réal (clé de signature électronique). Ficonot prend en compte les nouveaux usages puisque la plateforme est prévue pour intégrer des biens numériques à la succession : néo-banques, cryptomonnaies, jeux et paris en ligne, trading, crowdfunding…

Conclusion 

Le 118ème Congrès des notaires de France a eu pour sujet central l’ingénierie notariale pour “anticiper, conseiller, pacifier pour une société harmonieuse.” D’un point de vue pragmatique, le notaire ne pourra jouer ce grand rôle qu’à une seule condition : se dégager du temps en se délestant des tâches chronophages. Au regard de nos échanges avec les professionnels présents au salon, la qualité de l'ingénierie notariale dépendra en grande partie de la capacité des offices à profiter des solutions offertes par les legaltech.

*Irritant