Châlons-en-Champagne réduit drastiquement sa consommation de papier (51)

Jusqu’en 2017, les 141 élus de la communauté d’agglomération de Châlons-en-Champagne recevaient chaque mois quelque 1 000 pages de documents, rapports et autres projets de délibération, avant chaque conseil communautaire. « Entre les impressions, les frais d’affranchissement et le temps passé, cela représentait un budget conséquent et n’était pas bon pour le climat. Ce n’était pas pratique non plus pour les élus pour retrouver une information », explique Jacques Jesson, président de Châlons Agglo.

Ce constat a conduit la collectivité à équiper tous ses élus d’une tablette. Ils peuvent ainsi consulter, sous forme dématérialisée, l’ensemble des documents soumis aux assemblées. La dématérialisation des dossiers de convocation des élus doit cependant respecter des règles définies par la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019, relative à l’engagement dans la vie locale et à la proximité de l’action publique. Ce texte oblige notamment à une traçabilité des envois, en garantissant que les documents ont bien été réceptionnés dans les délais réglementaires.

Cette contrainte a conduit la collectivité à équiper chaque tablette de la solution Kbox de Qualigraf. Ce logiciel (abonnement annuel de 62,5€ TTC par élu) assure un horodatage à valeur légale des convocations et propose des fonctionnalités de recherche, d’annotation, de partage d’extraits ou de notes qui facilitent le travail des élus. En s’affranchissant du papier, les élus, qui exercent pour la plupart leurs missions bénévolement, peuvent en outre travailler sans avoir à se déplacer. Les documents, stockés dans un cloud sécurisé, restent accessibles à tout moment.

Établir un bilan chiffré

« Si les bénéfices de la dématérialisation sont assez intuitifs, il nous a paru intéressant de les quantifier », explique Cyrille Barrières adjoint au directeur des systèmes d’information de l’agglomération. Aussi la collectivité a-t-elle accueilli très favorablement la proposition du Cerema de s’appuyer sur des étudiants de l’Ecole des Ponts Paris Tech pour réaliser, début 2022, une évaluation. Les jeunes ingénieurs ont utilisé la méthode dite ACB (analyse coût/bénéfice) pour cette analyse. Celle-ci vise à répertorier les impacts économiques, sociaux et environnementaux, pour les traduire en valeur monétaire et déterminer, ainsi, si les bénéfices sont supérieurs aux coûts.

Concrètement, les étudiants ont réalisé une enquête auprès des élus, complétée d’un recueil de données auprès des services. Il a ainsi été établi que la collectivité imprimait chaque année près de 900 000 pages en noir et blanc et plus de 600 000 en couleurs, soit un total annuel d’1,5 million de feuilles. Avec 18 000 euros de frais annuels, l’investissement initial de 75 000 euros a été rentabilisé en quatre ans, soit deux ans de moins que la durée d’amortissement décidée par la collectivité (6 ans). Côté utilisateurs, 57 % des élus ont affirmé que la dématérialisation représentait « un gain de temps et d’efficacité ».

Des externalités difficilement mesurables

Le bilan écologique est pour sa part plus nuancé. D’un côté, les impressions en moins ont évité annuellement 1 100 équivalents euros de carbone. Mais ces avantages sont à contrebalancer par l’impact écologique des tablettes. Comme l’ont mis en évidence les travaux conjoints de l’Ademe et de l’Arcep, les terminaux (conception, production, métaux rares…) constituent plus de 70 % de l’empreinte écologique du numérique, si l’on tient compte de l’ensemble du cycle de vie du produit. Le bilan carbone des tablettes est cependant difficile à évaluer dans le contexte châlonnais. D’autant que les bénéfices des tablettes sont loin de se cantonner à la dématérialisation. Le terminal est utilisé pour bien d’autres usages vertueux : bureautique, messagerie, consultation du SIG… Autant d’externalités positives réelles, mais bien difficiles à mesurer…