À Sucé-sur-Erdre, du design de services pour la logistique événementielle (44)

Avec environ quatre-vingts associations actives et une quarantaine d'événementiels annuels organisés en lien direct avec la mairie, Sucé-sur-Erdre, à quelques kilomètres de Nantes, fait figure de ville active. L'organisation de ces multiples événements, empilés au fil du temps, souffrait de « trous dans la raquette », sans process qui garantisse un bon déroulé. Pour y remédier, la directrice générale des services a proposé d'engager une démarche « design de services » fin 2019.

« Les équipes étaient en place depuis longtemps avec des habitudes de travail anciennes, indique Nadège Planchenault, directrice générale des services, arrivée à son poste en 2019. J'ai ressenti le besoin d'un œil neuf extérieur. Recourir aux consultants du Centre de gestion de Loire-Atlantique était pertinent, dès lors que la démarche devait aboutir à des propositions d’évolution de l'organigramme et que nous entamions la négociation sur les 1 607 heures. Le Centre de gestion est le partenaire ressources humaines naturel de petites collectivités comme la nôtre. »* La mission confiée au CDG44 ? Optimiser l’organisation et le pilotage des services intervenant dans l’événementiel : gestion des salles, du matériel, du personnel d’entretien, de la logistique des manifestations… Pour y parvenir, le Centre de gestion a proposé une démarche participative de design de services, pour que les agents soient force de proposition et trouvent ensemble des solutions. Reportée pour cause de confinement, la démarche a pris place à la suite des élections municipales de 2020. « C'était une opportunité intéressante pour ce nouveau mandat, que nous voulions axer sur la démocratie participative », indique Julien Le Métayer, l'adjoint mobilisé.

Des ateliers participatifs

Après des entretiens individuels avec les responsables des services concernés, les ateliers participatifs se sont déroulés en 4 temps, entre mai et septembre 2020, avec une quinzaine de participants. Le premier a visé élus et techniciens issus des 4 services concernés : moyens internes, bâtiment, culture communication et services techniques. L'immersion dans le parcours existant de l'utilisateur a permis de repérer les points de contacts et points de crispation. L'atelier suivant, dit « créatif », a été partagé avec 6 associations aux profils variés, « consommatrices » des services municipaux : Téléthon, club de foot, association culturelle... Il a permis de proposer de multiples idées pour un partenariat plus efficace, garantissant l'intérêt général, plus rapide, plus durable... L'étape 3 s'est déroulée à l'échelon communal pour prototyper un parcours pertinent qui précise le rôle de chacun. Dernière étape enfin, la phase de test, à nouveau avec les associations, a permis d’expérimenter le process proposé sur 3 manifestations types : un loto, un événement sportif et un vide-grenier. « Le travail en petits groupes a été très apprécié et nous a permis de coconstruire un nouveau process à suivre pour organiser un événement », précise l'adjoint.

Utilisation de mails de service plutôt que de mails individuels, création d'un service Vie locale, porte d'entrée unique pour toute organisation d'un événement, fiches de suivi... le nouveau process doit permettre une meilleure répartition des tâches et un service pleinement assuré. « Quelques freins sont venus d'agents en place depuis longtemps, souligne la directrice générale des services. Plusieurs d'entre eux souhaitant évoluer ou quitter la collectivité, la démarche a été un accélérateur pour revoir plusieurs fiches de postes. » Les associations ont beaucoup apprécié la formule : « Plusieurs d'entre elles se sont rendu compte qu'elles demandaient parfois des choses à la dernière minute… et qu'on y répondait presque toujours positivement ! », ajoute l'adjoint.

Un nouveau service Vie locale

Le principal aboutissement de la démarche est la création d'un service Vie locale, sous la direction Culture/Communication. Il constitue la porte d'entrée de toute demande pour un événementiel. « Le service Vie Locale reçoit les demandes et transmet ensuite les besoins vers le service logistique au sein de la Direction des services techniques et de l'urbanisme, qui gère le parc de matériel », souligne la DGS. 2 nouveaux agents ont été recrutés pour ce service. « La responsable est arrivée en janvier 2022, nous lui laissons le temps d'un rapport d'étonnement avant d'installer le nouveau process. » En attendant, plusieurs réalisations ont été menées : inventaire du matériel disponible, déstockage des objets inutiles, prémices d'un vrai « magasin municipal ». « Les premiers événementiels redémarrent tout juste, on verra à l'usage si notre travail tient la route », indique l'adjoint.

Cette démarche participative, appréciée des associations, a aussi été un point de départ formateur pour la suite. « Nous avons acté la participation citoyenne comme un des objectifs de ce mandat », souligne l'adjoint. D'autres démarches participatives se lancent donc : réflexion sur la nouvelle salle de sport avec les clubs sportifs, conception d'un tiers lieu avec les entreprises, associations et citoyens engagés, réorganisation du service périscolaire avec les agents municipaux et les parents d'élèves… À suivre donc.

*À ce titre, le Centre de gestion de Loire-Atlantique a publié un point sur le retour aux 1 607 heures