Utilisation de la e-consignation par l’étude Notaires Conseils à Bourg-en-Bresse (01)

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• Consignations : 300 dossiers en 2023

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Anaïs Murset est comptable taxatrice au sein de l’étude Notaires Conseils située à Bourg-en-Bresse. Elle dispose d’un rôle-clé au sein de l’étude notariale. Elle est notamment la garante de la comptabilité de l’activité professionnelle de l’étude. La vie d’une étude repose sur la gestion de fonds de tiers, les « fonds clients ». Il s’agit des sommes versées à l’office dans le cadre de successions ou de ventes immobilières, par exemple. Elle réalise également la facturation des actes et prestations. 

L'importance de la consignation pour les fonds non réclamés

Les inspecteurs comptables, qui interviennent auprès des études pour vérifier la qualité de la tenue de la comptabilité, le rappellent sans cesse : il est primordial que les fonds détenus par une étude correspondent à un dossier effectivement actif. Les dossiers terminés qui disposent d’un solde créditeur doivent être clôturés, grâce au reversement des fonds aux bénéficiaires. À défaut de pouvoir procéder à ce règlement, il revient au comptable de procéder à des consignations au titre des reliquats de compte.

Cette consignation revêt un effet libératoire : la conservation des fonds transférés par le notaire ne relève plus de sa responsabilité, mais de celle de la Banque des Territoires.

Avant de procéder à une consignation, Mme Murset effectue systématiquement un travail très minutieux de recherche des bénéficiaires éventuels des fonds détenus par l’étude. L’objectif est de tout mettre en œuvre pour retrouver la personne à qui revient ces fonds. Ainsi, dans le cadre d’une succession, la comptable vérifie qu’il n’existe pas d’ayant-droit connu de l’étude. Dans le cadre d’une vente immobilière, un virement est établi, en cas de rejet de ce dernier un chèque est transmis par ses soins à la dernière adresse indiquée par le bénéficiaire. Ce n’est qu’au moment où Mme Murset ne parvient pas à atteindre les bénéficiaires, ou lorsque les adresses ne sont plus valides, qu’elle procède à la e-consignation.

La e-consignation : une solution efficace dans la gestion des dossiers complexes

Dans le cadre de l’acquisition d’une autre étude notariale de Bourg-en-Bresse, rattachée à l’étude existante sous la forme d’une société multi-office, Mme Murset est confrontée à de très anciens dossiers. Malgré un important travail de recherche, certains bénéficiaires des sommes ne peuvent être identifiés. C’est notamment le cas de sommes versées par les caisses de retraite et les organismes complémentaires, dans le cadre de successions. Dans ces cas-là, elle procède à une e-consignation pour reliquats de compte de bénéficiaires inconnus, avec le visa préalable de la Chambre interdépartementale des notaires.

La plupart de ces reliquats de compte s’élèvent à quelques centaines d’euros, mais certains dossiers atteignent parfois plusieurs milliers d’euros. En 2023, environ 300 dossiers ont fait l’objet d’une e-consignation.
Pour récupérer ces sommes, les bénéficiaires peuvent se manifester auprès de la Banque des Territoires ou bien auprès de l’étude notariale. Mme Murset peut alors solliciter une déconsignation directement depuis l’espace bancaire Banque des Territoires de l’étude. Il s’agit notamment des cas où les clients recontactent l’étude plusieurs mois après les relances effectuées. Sans manifestation des clients au bout de 30 ans, ces sommes tombent en déchéance et sont reversées à l’État.

Mme Murset juge le service de e-consignation très pratique, facile et rapide d’usage. Elle prépare ses consignations grâce à son logiciel comptable et exporte les données vers la Banque des Territoires. Le virement des sommes du compte de l’étude vers le compte de consignation est automatique.
Il est possible d’éditer des relevés d’opération entre deux dates données, un outil essentiel dans le cadre des inspections comptables.

En cas de difficulté, les échanges avec l’équipe de gestion des consignations sont fluides et permettent de débloquer certaines situations particulières. Certains dossiers sont finalement orientés vers d’autres cas de consignations, notamment celui pour « sommes indivises ». Il permet de consigner les fonds d’une indivision qui ne peut pas être dénouée, en raison d’un litige entre les indivisaires. Il s’agit d’un autre cas de consignation très prisé des études notariales.