Tablette tactile pour les élus locaux : un usage qui fait ses preuves (95 et 59)

La fin du papier et son remplacement par des fichiers numériques est une tendance bien ancrée dans les administrations locales, mais elle gagne aussi peu à peu les élus qui se voient équipés en outils numériques dédiés à la consultation des documents officiels. Exemple dans deux communes qui ont fait le choix de doter leurs conseillers municipaux en tablettes tactiles. Si les objectifs sont identiques (économie de papier, rapidité de la circulation des documents, plus grande réactivité), les modes opératoires diffèrent.

Herblay dans le Val-d’Oise (27.692 habitants)

A Herblay, les 35 conseillers municipaux de la commune ont tous été équipés en 2012 en tablettes numériques tactiles avec abonnement internet. "L’élu en charge des finances de l’époque, devenu maire lors des dernières élections, encourageait ces nouveaux usages numériques qui sont dans l’air du temps", rappelle le maire, Philippe Rouleau.

Une application pour des échanges en temps réel

Depuis 2012, l’ensemble des pièces relatives aux travaux du conseil municipal (convocations, délibérations, comptes rendus, rapports, synthèses) leurs sont transmises par courrier électronique au format PDF et versées par les services municipaux dans une application de transmission et de consultation de documents numériques (acquise pour un coût de 9.000€ TTC) installée sur chacune des tablettes.
Véritable cartable numérique de l’élu, l’application choisie par Herblay renferme les documents dématérialisés à consulter, commenter, annoter et partager. En séance du conseil municipal ou en réunion, les élus peuvent échanger l'information en temps réel grâce au mode conversation. Les documents et les notes sont sauvegardés dans un espace en ligne personnel et sécurisé, accessible depuis un navigateur web.
Autre critère choix, l’application garantit la valeur probante des dépôts et apporte la traçabilité des envois et des téléchargements conformément au code général des collectivités territoriales.

Le service informatique de Herblay a été mobilisé pour paramétrer les tablettes en termes de fonctionnalités et de sécurité. Puis les élus ont reçu une courte formation pour apprendre à s’en servir. Depuis lors, ils l’utilisent sans difficulté majeure.

Elus mieux informés et plus réactifs 

"En réunion et sur le terrain, nous les voyons plus réactifs : ils recherchent des documents sur leur tablette ou explorent le cadastre en ligne, ils prennent leurs notes sur la tablette et consultent plus régulièrement leur boîte mail. Ils répondent ainsi aux messages des habitants de manière plus directe et immédiate", constate le maire.

280 ramettes de papier économisées

"Par ailleurs, la commune étant engagée dans une démarche d’Agenda 21, il était cohérent de chercher à faire des économies de papier", souligne l’élu. "Depuis, nous avons économisé l’équivalent de 140.000 copies par an, soit 280 ramettes de papier" se félicite-t-il.

A Linselles dans le Nord (8.328 habitants)

Même satisfaction dans la commune de Linselles qui a équipé ses élus en tablettes tactiles dès 2013. La ville a fait le choix de ménager une période de transition dans son évolution numérique et d’utiliser l’Intranet.

Période de transition 

"Dès 2009, des ordinateurs portables étaient à la disposition des conseillers municipaux, mais quelques anciens demandaient le maintien de l’envoi des documents papier, ce que nous avons fait jusqu’à l’arrivée des tablettes. L’utilisation des ordinateurs posaient également quelques difficultés techniques. Les tablettes tactiles sont bien plus faciles à utiliser et rend tous les élus plus autonomes. Elles sont devenues indispensables pour l’usage du mail et de l’intranet municipal qui héberge, notamment, tous les documents relatifs aux conseils ainsi qu’une revue de presse", relate le maire adjoint de Linselles, en charge notamment des technologies de l’information et de la communication, Régis Persyn.

Expliquer la démarche très en amont

Ici encore, une courte formation à l’usage des tablettes a été délivrée aux élus par un travailleur indépendant de la commune. Au quotidien, les élus les plus agiles en matière d’usages numériques dépannent pour les menus problèmes de connexion ou d’utilisation.
L’ensemble des documents est désormais transmis par voie électronique. "Pour garantir le succès d’une telle démarche, il faut l’expliquer très en amont et ne pas avoir peur de montrer les outils avant de les déployer" conclut l’élu.