Quelles seront les nouvelles règles de publicité des actes des communes et de leurs groupements après l’entrée en vigueur de l’ordonnance et du décret du 7 octobre 2021 ?

Réponse : Le rapport du président de la République relatif à l’ordonnance du 7 octobre 2021 avait dressé un état des lieux des règles actuelles et conclu ainsi à « un cadre juridique complexe et contraignant pour les collectivités territoriales et leurs groupements, notamment en ce qu'il prévoit plusieurs outils, tels que le compte rendu des séances du conseil municipal, le procès-verbal des séances des assemblées délibérantes locales, le registre des délibérations du conseil municipal et des actes du maire, et le recueil des actes administratifs. » .

Publiée au Journal officiel le 9 octobre, l’ordonnance et son décret d'application sont venus rénover et moderniser les modalités de publicité des actes des communes et de leurs groupements.

Voici les principales mesures de la réforme :

I - Un cadre juridique pour le procès-verbal des séances

Le procès-verbal des séances des assemblées délibérantes, dont la référence est quasi inexistante dans les textes actuels, est érigé en formalité unique et obligatoire.

En effet, le premier article de l’ordonnance donne un fondement juridique au contenu du procès-verbal ainsi qu’aux modalités de sa publicité et de sa conservation. 

Le procès-verbal de chaque séance, rédigé par le ou les secrétaires, est arrêté au commencement de la séance suivante, et signé par le maire et le ou les secrétaires. Il contient la date et l’heure de la séance, les noms du président, des membres du conseil municipal présents ou représentés et du ou des secrétaires de séance, le quorum, l’ordre du jour de la séance, les délibérations adoptées et les rapports au vu desquels elles ont été adoptées, les demandes de scrutin particulier, le résultat des scrutins précisant, s’agissant des scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote, et la teneur des discussions au cours de la séance.

Dans la semaine qui suit la séance au cours de laquelle il a été arrêté, le procès-verbal est publié sous forme électronique de manière permanente et gratuite sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe, et un exemplaire sur papier est mis à la disposition du public. L’exemplaire original du procès-verbal, qu’il soit établi sur papier ou sur support numérique, doit être bien conservé dans des conditions propres à en assurer la pérennité.

II - La suppression du compte rendu de séance

L’obligation de concevoir et d’afficher un compte rendu des séances est supprimée. Le rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance l’explique par un souci de simplification « dans la mesure où il tend à se confondre avec le procès-verbal et à faire peser une obligation supplémentaire sur les communes. »

III - L’affichage de la liste des délibérations

L’affichage à la mairie ou au siège du groupement d’une liste des délibérations examinées en séance se substitue au compte rendu de séance. Il va permettre de garantir l’accès rapide des administrés à l’information sur toutes les décisions adoptées par les assemblées délibérantes. 

IV - Le droit à l’information des conseillers municipaux non membres du conseil communautaire  

La liste des délibérations examinées par l'organe délibérant des EPCI et le procès-verbal de ses séances sont transmis aux conseillers municipaux qui ne sont pas membres du conseil communautaire. Ces élus seront informés des décisions soumises à ce dernier et des débats tenus au cours des séances de l'organe délibérant.

Ainsi, cette mesure est venue compléter le dispositif d’information d’ores et déjà créé par la loi Engagement et Proximité et codifié à l’article R 5211-40-2 du CGCT.

V- L’allègement du registre des délibérations

Les modalités de tenue du registre des délibérations ainsi que sa signature sont allégées.

Les délibérations du conseil municipal doivent être signées par le maire et le secrétaire de séance, et les actes du maire doivent être inscrits sur un registre par ordre de date. Ainsi, les délibérations n’ont plus à être signées par l’ensemble des conseillers municipaux présents à la séance.

En outre, le décret d’application précise que chaque feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d’ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents et une place pour la signature du maire et du ou des secrétaires de séance. La tenue des registres doit être assurée sur support papier et peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique. Lorsque la tenue du registre est organisée sur support numérique et que les délibérations sont signées électroniquement, le maire et le ou les secrétaires de séance apposent leur signature manuscrite, pour chaque séance, sur le registre papier.

VI- La suppression du recueil des actes administratifs

L’ordonnance supprime l'obligation, pour les communes de 3 500 habitants et plus et leurs groupements, de publier les délibérations et les arrêtés des exécutifs à caractère règlementaire au recueil des actes administratifs.

VII- La règle de la dématérialisation des actes

L’obligation tenant à l’affichage ou à la publication des actes sur papier est supprimée. L’objectif est de moderniser les formalités de publicité et d'entrée en vigueur des actes pris par les communes et leurs groupements.

Ainsi, la publicité des actes par voie électronique devient la formalité obligatoire.

La possibilité d'assurer la publicité des actes par voie d'affichage est maintenue mais réservée au cas d’urgence, en vue de permettre une entrée en vigueur de ces actes sans délai.

À noter : afin de garantir l’information des administrés ne disposant pas d’accès internet ou ne maîtrisant pas les outils numériques, la publication dématérialisée des actes est assortie de l’obligation de les communiquer sur papier à toute personne qui en fait la demande.

Une dérogation à l'obligation de dématérialisation est néanmoins prévue pour les communes de moins de 3 500 habitants, les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés, qui ne disposent pas nécessairement des moyens humains ou techniques requis par la dématérialisation. Ainsi, ces communes et groupements sont tenus d’entériner, par une délibération valable pour toute la durée du mandat, leur choix de formalité en termes de publicité : l'affichage, la publication sous forme papier ou la publication sous forme électronique.

VIII- Les modalités de publicité spécifiques aux documents d’urbanisme

Les schémas de cohérence territoriale, les plans locaux d’urbanisme et les délibérations qui les approuvent sont publiés sur le portail national de l’urbanisme.

La publication sur ce portail conditionnera, avec leur transmission au préfet, le caractère exécutoire de ces documents. Mais en cas de dysfonctionnement du portail ou de difficultés techniques avérées, les communes et leurs groupements gardent la possibilité de publier leurs documents d’urbanisme dans les conditions de droit commun. Elles doivent alors prévenir l’autorité administrative compétente de l’État et procéder à la publication sur le portail national de l’urbanisme dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle le document est devenu exécutoire.  Ces dernières mesures entrent en vigueur à compter du 1er janvier 2023.

Ainsi, les communes et leurs groupements disposent de temps pour pouvoir s'approprier toutes les nouvelles mesures et en assurer le déploiement en attendant leur entrée en vigueur effective, pour les principales d’entre elles, au 1er juillet 2022.