Les agendas des élus locaux sont-ils communicables à des tiers ?

Réponse :

L’agenda de l’élu local : un document administratif communicable 

La commission d’accès aux documents administratifs (CADA) rappelle que la notion de document administratif est très large (art. L. 300-2 du code des relations entre le public et l’administration - CRPA) : dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires… qu'ils se présentent sous forme écrite, sous forme d'enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique. 

Si la loi ne donne pas de liste exhaustive de documents administratifs, la CADA indique que sont considérés comme administratifs tous les documents produits ou reçus par une administration publique.  

Le Conseil d’Etat considère que l’agenda d’un élu local, détenu par la collectivité territoriale au sein de laquelle il siège, se rapportant à des activités qui s’inscrivent dans le cadre de ses fonctions dans cette collectivité, présente le caractère d’un document administratif au sens de l’article L. 300-2 du CRPA à la différence de l’agenda personnel que cet élu peut détenir lui-même (CE, 31 mai 2024, req. n° 474473) .

Le juge administratif considère qu’un agenda est en principe communicable en vertu de l’article L. 311-1 du CRPA, sous réserve de l’occultation, le cas échéant, des mentions relatives à des activités privées ou au libre exercice du mandat électif ainsi que de celles dont la communication porterait atteinte à l’un des secrets et intérêts protégés par la loi, y compris des mentions qui seraient susceptibles de révéler le comportement de l’intéressé ou de tiers dans des conditions pouvant leur porter préjudice.

Une communication sous conditions 

Le juge administratif distingue d’abord l’agenda « politique » de l’agenda personnel de l’élu. Le premier constitue un document administratif, à la différence du second détenu par l'élu pour son usage personnel (CADA, 9 nov. 2009, n° 20093855).

Le Conseil d’Etat apporte des limites à la communication de ces agendas. 

La demande de communication doit porter sur une période raisonnable pour ne pas constituer une charge disproportionnée pour l'administration sollicitée. 

L'obligation faite à l'administration de procéder à un fastidieux travail d'occultation (CE, 27 mars 2020, n° 426623) pourrait être un motif de refus, la demande pouvant être qualifiée d’abusive. 

L’administration n’est donc pas tenue de donner suite à une demande de communication lorsque, compte tenu de son ampleur, le travail de vérification et d’occultation ferait peser sur elle une charge déraisonnable. C’est le cas dans la jurisprudence d’espèce : le Conseil d’Etat a rejeté la demande de communication en retenant que, « eu égard à l’ampleur du travail de vérification préalable, constitutif d’une charge disproportionnée, qu’implique nécessairement l’examen des documents en cause afin d’apprécier, conformément aux dispositions du code des relations entre le public et l’administration, si des mentions contenues dans ces agendas doivent faire l’objet d’une occultation et de procéder à de telles occultations, les administrations sollicitées ont pu légalement refuser de donner suite aux demandes de communication ».